Первый аналитический обзор MS Project 2003 (EPM) в России по материалам Microsoft, Gartner Group и META Group.
Опубликован 21.07.03. Последнее обновление 27.08.03. Версия отчета 1.09.

Аналитический обзор Microsoft Project 2003 и Microsoft EPM Solution
Рыночная позиция. Достоинства и ограничения. Технология внедрения
 

Microsoft Project Professional вместе с OLAP-решением от BE управляет
портфелем проектов  с бюджетом в $2,000,000,000 в год.
Всего в системе работает 8,000 сотрудников над 2,000 проектов.
Мы были потрясены действительно корпоративными возможностями MS Project
Marvin Balliet, финансовый директор Merrill-Lynch

Владимир Иванов
ivanov-soft@inbox.ru

Оглавление

Введение

Данная статья посвящена подробному обзору новой версии Microsoft Project 2003 и нового решения от Microsoft в области корпоративного управления проекта Microsoft Enterprise Project Management Solution; в ней сделан анализ положения продукта на рынке и тенденций развития рынка, приведен обзор нового функционала системы с примерами его применения, рассмотрены достоинства системы и ее ограничения, пути преодоления ограничений MS Project, сделан анализ типовых внедрений продукта с точки зрения целей, бюджетов, сроков и методики внедрения.

Анализ функционала базируется на предварительных версиях продукта и предварительных материалах от Microsoft и только что опубликованных аналитических отчетах Gartner Group и META Group.

Выражаю благодарность сотрудникам Microsoft за предоставленные материалы.

Microsoft Office Project Professional  2003 Rus для рынка России

Полная русификация MS Project 2003 Professional

Не секрет, что системы управления проектами получили широкое распространение в России только после выхода русских версий MS Project 2002 Standard и MS Project Server 2002. Были русифицированы серверные функции профессиональной версии продукта,  а также рабочие места, от топ-менеджера до исполнителя. В то же время рабочее место самого менеджера проектов в профессиональной редакции русифицировано не было. Этот фактор вкупе со сложной комбинированной русско-английской установкой продукта препятствовал массовому использованию MS Project Professional.

Как мы и предсказывали ранее, Microsoft объявил о полной русификации всех версий MS Project, включая MS Project 2003 Professional и все сопутствующие методические материалы. Без сомнения, большинство компаний в России предпочтут покупку MS Project 2003 Professional, как корпоративной системы управления проектами.  

Четкое указание на  конкурентные преимущества - легкость использования как у Microsoft Office

Что радует в новой версии MS Project, так это в том, что маркетинг Microsoft смог более четко разобраться в позиционировании торговых марок. Дело в том, средний покупатель систем управления проектами делает выбор продукта ориентируясь не столько на описание функций, а сколько на бренд и торговую марку.

Маркетинг Microsoft сделал несколько верных шагов. В торговой марке четко подчеркнуто, что одно из основных конкурентных преимущество продукта это простота использования наряду с полнотой функционала. Теперь продукт называется Microsoft Office Project 2003. У потребителя марка Microsoft Office ассоциируется с простотой эксплуатации и мощностью продукта. Потребитель ожидает, что сможет фактически сразу сесть за продукт и начать работать как с Microsoft Word и все требуемые функции найдутся интуитивно по мере необходимости. Ожидания правильные, Microsoft Office Project 2003 Standard сделан в том же интерфейсе, что Microsoft Office 2003.

Несколько своеобразно для профессионала звучит  Microsoft Office Project 2003 Professional.  Профессионал ожидает от системы заведомой сложности эксплуатации и долгой подготовки к ее использованию. Однако с MS Project Professional это не так, при наличии богатого набора функций корпоративного управления сам продукт отличается простотой эксплуатации. Gartner Group отмечает, что только MS Project Professional среди систем, которые относятся лидерам по корпоративной функциональности, только продукт Microsoft не требует сложной подготовки персонала. С другой стороны Microsoft чтобы подчеркнуть корпоративные функции ввел новую торговую марку Microsoft Enterprise Project Management Solution. Под данной маркой Microsoft собрал методики и технологии внедрения проектного менеджмента на уровне корпорации.

Четкое разделение стандартных и корпоративных решений Microsoft

Как видим, Microsoft пошел на четкое разделение своих продуктов с корпоративными возможностями и без них. Под корпоративными функциями понимается в первую очередь управление ресурсами и портфелем проектов компании. Ранее Microsoft позволял пользователям MS Project Standard использовать свой сервер групповой работы над проектами MS Project Server. Однако как оказалось, это принесло больше проблем чем решений. Корпоративный потребитель во много ассоциировал корпоративные возможности с MS Project Server и покупал более дешевую версию клиента - MS Project Standard. К удивлению покупателя и огорчению внедренца, которого часто приглашают после неудачной покупки лицензий, корпоративные функции MS Project Server не работали со стандартной версией. Конечно подбор оптимального лицензионного пакета должен делать сам внедренец, но путаницу с торговыми марками это не оправдывает.

Microsoft решился на очень серьезный шаг и развел свои две торговые марки на системы управления проектами. Это не обошлось без кровопролития. Пользователи MS Project 2003 Standard не смогут более использовать групповую работу на MS Project Server. Свой сервер управления проектами Microsoft ассоциирует с корпоративным управлением и с ним сможет работать только MS Project 2003 Professional. Также Microsoft фактически изъял бесплатные средства работы с исполнителями через Outlook (Workgroup Mail), т.к. была сделана интеграция с Outlook нового уровня, но она требует MS Project Server и MS Project Professional. Однако пользователей MS Project Standard можно немного утешить, Workgroup Mail для MS Project 2003 можно взять у профессиональных внедренцев продукта как дополнительную компоненту.

Фактически выгод для пользователей MS Project Standard от MS Project Server было не так много, особенно если учесть, что опытные внедренцы предлагают целый набор решений, которые дешевле и эффективнее для данной категории покупателей (об это в разделе про внедрения). Лишив MS Project Standard возможности работы с MS Project Server, Microsoft возвращает продукт в нишу самой лучшей системы для массового потребителя по дешевой цене. Однако для продавцов "коробок" с MS Project данные события это удар. Ранее можно было продавать относительно дешевый MS Project Standard с небольшим стандартным тренингом. Теперь для MS Project Standard теперь нужно быть готовым оказывать весьма технологичные услуги по доработке и использованию внешних компонент и при этом все это нужно быть готовым делать  по невысокой цене массового рынка.

Внедренцев корпоративных решений на MS Project 2003 Professional данное решение Microsoft может только порадовать. Теперь не нужно убеждать потребителя купить решение нужного уровня.

Как бы то ни было, правильное  позиционирование торговых марок, как отмечают такие "гуру маркетинга" как Райс и Траут,  будет способствовать существенному росту доли Microsoft на рынке лучше всех технологических усовершенствований.

«Эффект Microsoft» на рынке систем управления проектами

Microsoft уже лидер на корпоративном рынке систем управления проектами?

Microsoft Total Market* - общий рынок корпоративных решений на базе MS Project с учетом решений партнеров Microsoft, см. также графу "MS Project как платформа?"

Не новость, что Microsoft Project фактически полностью владеет рынком малых и средних решений, или что Microsoft Project  принадлежит около 75% рынка систем управления проектами. Гораздо более важная новость была объявлена Microsoft в пресс-релизе: свыше 1000 корпораций внедрили корпоративную версию продукта MS Project 2002 Professional. На фоне более 8 млн. пользователей MS Project это кажется не таким большим числом. Однако речь идет о корпоративных клиентах, таких компаний не так много. Выше приведена таблица по основным игрокам на рынке с точки зрения Gartner Group и META Group. Данные о продажах взяты с сайтов компаний-производителей. Прогресс Microsoft выглядит устрашающе для конкурентов. Gartner Group в только что опубликованном "Магическом Квадрате 2003" отметил, что под давлением Microsoft Project 2002 Professional практически все поставщики испытали стагнацию или сокращение роста, все это происходило на фоне быстро растущего рынка. Наиболее сильно конкуренция с Microsoft сказалась на Niku и Artemis, из-за чего их доходы стали по оценке META Group "очень плохими" и "плохими".  Ранее Microsoft заявлял о миграции целого ряда корпоративных клиентов Niku на свой инструментарий. Как видим, Microsoft не только отобрал существенную часть рынка у лидеров, а уже подрывает их финансовую устойчивость как компаний. Очевидно, Microsoft будет оказано жесточайшее сопротивление, где в ход буду пущены все средства.

META Group отметил, что доля Microsoft на корпоративном рынке за 9 месяцев от незначительной увеличилась до существенной (Good). Рост доли Microsoft на корпоративном рыке META Group отметила на два ранга выше чем рост Primavera ("Excellent" против "Good").  Gartner Group оценивает рыночную долю Microsoft как "большую" ("strong presence in the market place"), а сам MS Project Professional как эффективное решение ("effective PPM solution").

Gartner Group сделал несколько важных прогнозов. По их оценке продолжается гибель небольших производителей проектного инструментария и к 2006 году более 50% рынка будут представлены мощными Web-порталами проектного управления такими как MS Project Server (60% вероятности): "Enterprises will continue to reduce the number of tools needed to manage ... project portfolios. By 2006, more than 50 percent of all project portfolio management functions will be packaged as flexibly configurable, modular Web services (0.6 probability)"

 Также к 2006 году Gartner Group ожидает, что примерно 50% решений на рынке адаптированными под организацию и интегрированными с другими системами решениями (70% вероятности). Данную оценку стоит соотнести с серьезным развитием средств адаптации и интеграции в MS Project 2003.

В "Магическом Квадрате 2003" Garnet Group поставил MS Project Professional более высокие интегральные оценки, чем продуктам Primavera, Artemis, Niku, PlanView по следующим критериям:

• устойчивость поставщика на рынке
• уровень продаж
• функциональная глубина продукта
• качество технической поддержки
• быстрота и качество поставки продукта
• более высокий уровень менеджеров управляющих развитием продукта
• более привлекательная цена

Garner Group указывает, что оценки MS Project будут повышены с выходом MS Project 2003.

META Group поставила MS Project Professional более высокие оценки чем Primavera по следующим критериям:

• Сеть партнеров по внедрению продукта
• Уровень репутации в проектном бизнесе
• Уровень менеджмента управляющего развитием продукта
• Более привлекательная цена (Microsoft получил  - "Очень хорошо", а Primavera -"Очень плохо")
• Финансирование развития продукта (Microsoft получил  на 2 ранга выше оценку)

Общее заключение META Group и Garner Group: продукт Microsoft по готовности к реальному внедрению опережает всех конкурентов на рынке.

Крупные внедрения Microsoft Project Professional - 8000 рабочих мест, портфели проектов на $2 млрд.

В 2003 году Microsoft удалось вместе с партнерами сделать одни из самых крупных внедрений в корпоративных системах управления проектами. Business Engine внедрил крупные решения в Deutsche Bank, Merrill-Lynch и Delphi Automotive (автопром). Все решения свыше 5000 рабочих мест. В основе внедрений Microsoft Project 2002 Professional и OLAP-отчетность от Business Engine, которая позволяет получать необходимые бюджеты и производить портфельный анализ более высокого уровня. Garner Group отметил именно OLAP-отчетность как ключевой дополнительный компонент в данных внедрениях: "Business Engine's v.5 release deepens its budget management, embeds Microsoft Project, adds more online analytical processing (OLAP) cubes for financial management.... The company has had key implementations at Deutsche Bank, Merrill-Lynch and Delphi Automotive, and each deployment exceeds 5,000 users ". Топ-менеджмент  Deutsche Bank по результатам внедрения отметил, что Microsoft Project 2002 Professional превзошел их ожидания как корпоративная система управления проектами. Решения от BE это пример того, как нужно внедрять MS Project на корпоративном уровне. Вот портфель успешных внедрений BE.

Корпорация Merrill Lynch заявила, что сейчас Microsoft Project 2002 Professional управляет портфелем проектов с бюджетом по расходам на два  миллиарда долларов в год. Всего в системе работает 8000 сотрудников над 2000 проектов. Внедрив Microsoft Project 2002 Professional c профессиональной OLAP-статистикой, Merrill-Lynch сняла с эксплуатации  17 других  систем управления проектами.

Использование профессиональной системы OLAP-статистики, позволило контролировать расходы даже в таком большом портфеле проектов. В том числе принимать сложные решения на достоверных данных. Специалисты Merrill-Lynch стали в 2-3 раза быстрее выявлять и прекращать убыточные проекты. Как отмечает финансовый директор  Marvin Balliet, это привело к экономии не менее $250,000 даже на малых проектах: "Reducing the shutdown time by two-thirds can save $250,000 on even a small project". Ранее, как отмечает финансовый директор Marvin Balliet, решения часто принимались вслепую без должной информации: “As CFO, I found that my finance people were trying to control things blindly."

C другой стороны профессиональная OLAP-статистика позволила внедрить всесторонний анализ проектов, потребности в ресурсах и доступности ресурсов по их функциональным ролям:"With Microsoft Project and BEN, Merrill Lynch can achieve a broad view of its projects, staffing needs, and available skill sets"

Использование нового механизма MS Project для оптимизации и замены ресурсов  по их функциональным возможностям позволило не только контролировать ресурсы, но и оптимизировать их использование во всех бизнес-подразделениях Merrill Lynch  "... managers can see who will soon be available. The chief technology officer in each of Merrill Lynch’s four business units (Global Markets & Investment Banking, U.S. Private Client, International Private Client, and Asset Management) will be able to manage the resources in their group."

Внедрение формального отслеживание проектов через систему отчетности исполнителей в MS Project 2002 позволило получить реальную статистику для принятия решений.  Как отметил, Marvin Balliet (CFO, Merrill Lynch): "Мы были потрясены действительно корпоративными возможностями MS Project 2002" ("We are very excited about the true enterprise capabilities in the MS Project 2002 release")

Решения от Business Engine на MS Project Professional получили от Gartner Group более высокие интегральные оценки чем решения Primavera, Niku, Artemis по следующим критериям:

• Уровень концепции решения (Vision)
• Уровень консалтинговой поддержки
• Широта охвата функционала
• Уровень платформы (SQL Server, OLAP Server)
• Интеграция с ERP-решениями
• Уровень организации взаимодействия сотрудников в ходе работы с проектом

Более высокие оценки, чем Primavera, по данным критериям Gartner Group получили решения и другого крупного партнера Microsoft во внедрении MS Project Professional - компании Tenrox (критерии оценки совпадают с Business Engine, но отрыв меньше). Компания Tenrox известна как ведущий мировой производитель методического и программного обеспечения для сервисных компаний и подразделений сервиса крупных корпораций. Методическая разработка  Professional Services Automation (PSA) от Tenrox это такая же библия для сервисных компаний как PMBOK для общих принципов управления проектами:"PSA software provides the tools, techniques, and technology that enable project- and service-oriented organizations (PSORGs) to manage personnel, resources, projects, and clients."

Tenrox выбрав правильных партнеров в лице Microsoft и SAP демонстрирует уверенный прогресс. Клиентами компании стали Motorola, Eriksson, Mitsubishi, SONY, AT&T и др..  Прогресс компании Gartner Group отметил включив ее в "квадрат провидцев" вместо Open Plan, который был исключен. Решения  Tenrox, как и Business Engine имеют в основе интеграционное решение с MS Project Professional и OLAP-систему для принятия решений.  С точки зрения методики PSA системы профессионального бизнес-анализа на базе OLAP-технологии являются одним из 3х ключевых звеньев в организации управления проектами в компании (см. "How can my organization benefit from a PSA solution?")

IBM с системой Automation Centre также предлагает решение на базе MS Project. Как отмечает Gartner Group, данное решение не ставит себе целью внедрение сложного портфельного управления и ресурсной оптимизации. Automation Centre делает акцент на проектном документообороте  и групповой работе корпоративного уровня на базе средств Lotus Domino. Из корпоративных клиентов Automation Centre следует отметить DuPont, 3M, American Electric Power, Gas Technology Inst  и др. IBM интенсивно развивает  Automation Centre. Очевидно в IBM опасаются новой интегрированной платформы MS Project 2003 Professional c MS Outlook и MS Exchange, что может подорвать позиции Lotus Domino, как системы управления рабочим временем и поручениями. Lotus Domino не имеет таких средств планирования заданий как MS Project, поэтому усиление интеграции Lotus Domino с MS Project носит стратегический характер в противодействии интегрированной платформе MS Outlook + MS Exchange + MS Project 2003.  С другой стороны, успешный опыт IBM в решениях по управлению проектами через средства корпоративной организации документооборота, позволяет утверждать, что решение на платформе MS Outlook + MS Exchange + MS Project 2003 так же будет обладать исключительными качествами в плане коммуникации.  

Найджел Пендс, один из видных экспертов в области рынков софтверных продуктов, отмечает, что рынок, на который вторгается Microsoft, испытывает так называемый «эффект Microsoft». Microsoft задает новые уровни цен, сроков внедрения и качества стандартных решений. Происходит пересмотр рыночного поведения всех компаний. Рассмотрим данные тенденции подробнее.

Microsoft Project  - долголетнее лидерство в малых и средних решениях

В мире есть только одна компания, которая имеет опыт нескольких миллионов внедрений систем управления проектами – это Microsoft и ее внедренческая сеть. На текущий момент число пользователей системы приближается к 9 миллионам. Как уже указывалось выше, рынок малых и средних решений в области управления проектами практически полностью принадлежит Microsoft. По сведениям Gatner Group,  Microsoft принадлежит 75% рынка по числу исталляций и 50% по выручке от продаж. В некоторых отраслях, таких как высокие технологии (телекоммуникации, связь, разработка ПО, монтаж и производство высокотехнологичного оборудования  и т.д.), доля Microsoft достигает 79%. Как видим, доля Microsoft по числу инсталляций почти в 1,5 раза больше выручки от продаж. Вывод очевиден, решения Microsoft в среднем в 1,5 раза дешевле решений конкурентов.  В основе стратегии давлении на конкурентов Microsoft  лежит ценовой прессинг в сочетании с необычно короткими циклами внедрения. Как отмечает Gartner Group, на рынке управления проектами Microsoft формирует ценовое давление (pricing pressure), что разрушает системы продаж конкурентов.

Тем не менее, основными победами Microsoft на рынке систем управления проектами являются отличные решения малого и среднего уровня. Это решения до 350 рабочих мест с бюджетом внедрения не более $50000. Выше этой границы решения считаются не средними, а крупными. Именно в данную нишу официально позиционируются такие конкуренты Microsoft, как Primavera (см.  www.primavera.com). Рассмотрим как Microsoft удалось захватить рынок корпоративных решений.

Коалиция лидеров - Microsoft, eLabor, Business Engine, IBM, Tenrox...

С  выходом сервера для MS Project Central 2000 Microsoft сделал первый шаг на рынке корпоративных решений. Шаг оказался успешным, и Microsoft купил одну из лидирующих на рынке корпоративных решений систем - Enterprise Project от компании eLabor, и начал агрессивное вторжение в нишу корпоративных систем управления проектами. В качестве комментария укажем, что к моменту сделки с Microsoft eLabor продал около 500,000 лицензий, не считая выручки от консалтинга. Ведущие эксперты eLabor имеют по 17 лет опыта внедрения систем управления проектами. В портфеле компании такие крупные клиенты на внедрения проектного управления,  как Fedex, United Airlines, Duglas Aircrasft Company, IBM, Compaq, Cray, Hewlett-Packard, Texas Instruments, Министерство Энергетики США, Министерство Обороны США и др. Для рынка проектных систем eLabor по всем параметрам -  тяжеловес, и отмечался Gartnet Group как таковой. Для примера, инсталляционная база компании Primavera также составляет 500,000 лицензий.

Правда, следует уточнить некоторые тонкие моменты. eLabor является крупной компанией и  выпускает не только системы управления проектами, но и различные решения в области управления персоналом и документооборотом, т.е. не вся инсталляционная база eLabor образована Enterprise Project, хотя  он и является центральным продуктом. С другой стороны, eLabor известен как центральный поставщик LRP-решений (Labor Resource Planning),  т.е решений в области планирования работ и управления ресурсами  персонала. Как сказалось это наследие на MS Project Professional, очевидно. MS Project Professional стал корпоративной системой, особенно хорошо управляющей персоналом, в чем мы убедимся, рассматривая оптимизационные задачи. Также следует отметить, что Microsoft купил не компанию eLabor, а ее продукт Enterprise Project. На текущий момент eLabor является одним из центральных внедрецев MS Project Professional в корпоративном сегменте. Таким образом, речь идет скорее о союзе Microsoft и eLabor в целях захвата лидерства на рынке корпоративных систем управления проектами. Теперь к данному союзу подключились Business Engine, Tenrox, IBM и целая группа небольших компаний.

Microsoft, очевидно, считает рынок систем управления проектами очень перспективным и бросил большие ресурсы на его захват. Прессингуя конкурентов, впервые за много лет Microsoft выпускает корпоративную версию продукта с годичным циклом разработки - между версиями MS Project 2002 и MS Project 2003 прошел всего год. Garner Group и META Group  оцениваю ресурсы брошенные Microsoft на развитие системы как "очень большие".

5 условий выхода Microsoft на рынок корпоративных систем управления проектами 

На первый взгляд кажется удивительным, что Microsoft  только 3 года назад начал вторжение на рынок корпоративных систем. Фонд Microsoft Capital уже несколько лет располагает примерно $40 млрд. свободных средств для инвестирования, этого достаточно, чтобы купить все конкурирующие компании на рынке корпоративных систем управления проектами несколько раз, не говоря уже об отдельных специалистах. Чтобы ответить на вопрос, почему это произошло только три года назад,  еще раз обратимся к мнению одного из ведущих в мире экспертов в области анализа рыночных долей софтверных компаний Найджелу Пендсу.

По мнению Пендса, Microsoft вторгается только в те рынки, которые удовлетворяют следующим условиям:

1) Microsoft старается не выходить на рынки, где присутствует центральный конкурент с большой рыночной долей, который располагает средствами в несколько сотен миллионов долларов и способен остановить экспансию  Microsoft на рынке.

2) Mirosoft старается выходить на растущие рынки, особенно на те, где само присутствие Microsoft должно стимулировать рост. Гораздо легче осваивать новые компании, чем отбивать клиентов у  конкурентов.

3) Продукту Microsoft требуется рынок с объемом не менее $1 млрд, на котором  Microsoft может занять не менее 20% за 4 года.

4) Рынок должен быть массовым. Microsoft не работает на «рынках-бутиках», с низкой емкостью и высокой стоимостью решений.

5) Рынок должен обладать Синергетическим Эффектом с основными продуктами Microsoft. Этот важный момент рассмотрим в следующем разделе.

Гигант против "компаний-бутиков"

Первое из перечисленных выше условий верно. Рынок корпоративных систем управления проектами поделен сравнительно небольшими долями между большим числом игроков. Все эти компании примерно от 50 до100 раз меньше такого гиганта, как Microsoft, по персоналу и другим ресурсам. Как отмечает Пендс, большинство подобных конкурентов, несмотря на малые ресурсы, способны обыграть Microsoft за счет личной конкуренции внедренцев («head-to-head»). Однако за счет более низкой цены при высоком качестве в сочетании с коротким циклом внедрения, большинство потребителей выбирают продукты Microsoft и даже не  рассматривают предложения конкурентов, как не соответствующие  их ожиданиям даже по порядку сроков и цен.

Также следует учесть, что большинство корпоративных клиентов ценят независимость от личности и фирмы конкретного внедренца. Возможность относительно легко сменить внедренца является очень важным качеством продуктов Microsoft.

С Пендсом согласны и эксперты Gatrner Group. Специалисты Gartner Group поставили MS Project Professional самую высокую оценку по шкале “Ability to Execute”, т.е. скорость внедрения MS Project Professional и стоимость его владения - самая лучшая на корпоративном рынке. В то же время Gartner Group отмечает недостаток квалифицированных внедренцев продукта Microsoft.

Внедренцев всегда не хватает, если отличный продукт можно растиражировать до 1 млн. экземпляров за несколько часов, то клонировать специалистов с 5-7 летним опытом невозможно. Это проблема  "компаний-бутков" и внедренческой сети Microsoft. Из-за невозможности клонирования человека "компании-бутики" обречены на крошечную рыночную долю, т.к. их потенциал ограничен человеческими возможностями 1-2 центральных экспертов.

Признанные эксперты в маркетинге Райс и Траут (авторы "Маркетинговых войн") используют вместо термина "компании-бутики", термин "партизаны", отмечая в тот факт, что главное в для таких компаний совсем не качество, а очень эффективна тактика "партизан" с нанесением ударов по лидеру "из засады".  "Компании-партизаны" могут не опасаться Microsoft, пока "бутик" выпускает продукцию для узких сегментов рынка, на массовом рынке конкуренция с Microsoft безнадежна. Если любая потребность станет массовой, Microsoft сразу же потратит несколько миллионов долларов и выпустит более качественную реализацию. Задача "бутика-партизана" сегодня, по Райсу и Трауту, - это работа в узком сегменте и упование на то, что бы он не превратится в массовый и не заинтересовал лидера. Хотя конечно, на уровне рекламы "бутика-партизана" все обстоит иначе, но потребителям это страшную тайну знать не стоит.

Среди компаний, присутствующих в России, конкуренцию Microsoft как производителю массового проектного ПО, может составить только Primavera. Все другие присутствующие в России компании,  включая Welcom c продуктом Open Plan, имеют, по мнению Gartner Group,  готовность к внедрению ниже среднего уровня и не относятся к лидерам рынка, что в прочем напрямую подтверждается и объемами продаж. Как уже отмечалось, в  "Магическом квадрате 2003" Garner Group заменил Open Plan на Tenrox, т.е. на расширенное решение на MS Project Professional.

Тем не менее, продукты Microsoft и Primavera занимают настолько  разные  ценовые ниши, что в ближайшие время на этом растущем рынке  сильной конкуренции не ожидается. Хотя факты приведенные выше говорят о том, что это затишье временное. Компании, которые залезают друг другу в карман не друзья и не коллеги. Это конкуренты, и для многих это игра на выживание. Microsoft известен как разрушитель конкурентов с недостаточными ресурсами, вспомним печальную судьбу Netscape или десятки компаний уже забытых после выхода MS Word и MS Excel. Крах OS/2 от всемогущего IBM и недавнее падение Oracle на рынке профессиональной аналитики под ударами Microsoft.... Тем не менее, без боя ни кто не сдаст свои позиции, Microsoft ждет жестокий отпор.

От рынка элитарного к массовому

Второе условие также верно. Большинство поставщиков корпоративных систем управления проектами стараются работать в «VIP-нишах», т.е. цена и сроки внедрения довольно большие. Появление Microsoft, делающего акцент на соотношение цена/качество, очевидно, привлечет массы новых потребителей на этот рынок.

Рынок стал достаточно массовым для прихода Microsoft

Рассмотрим третье и четвертое условия. Microsoft применяет стратегию ценового давления при высоком качестве своих продуктов, т.е. цена продукта невелика, а себестоимость обычно существенно выше, чем у конкурентов. Годичный бюджет разработки каждого продукта Microsoft составляет около сотни миллионов долларов. Чтобы получить хорошую прибыль при невысокой цене, Microsoft должен реализовывать каждый свой продукт на несколько сотен миллионов долларов. Очевидно, что для этого нужно иметь рыночную долю не менее 20%, а сам рынок должен иметь емкость не менее $1 млрд. Такая доля должна быть достигнута не более чем за 4 года, иначе инвестиционный проект невыгоден. Уже более 10 лет Microsoft не знает поражений в своих инвестиционных планах при экспансиях на новые рынки.

Однако одно условие для входа Microsoft на рынок не выполнено. По данным Gartner Group, весь рынок систем управления проектами имеет емкость примерно $1 млрд., но если исключить средние и малые решения, уже принадлежащие Microsoft, останется только $0,5  млрд. Еще несколько лет назад рынок корпоративных систем управления проектами был рынком бутиков, где главное - качество, а цена и сроки менее важны.

В этом и заключается причина того, что  Microsoft не присутствовал ранее на рынке корпоративных решений для управления проектами. Емкость данного рынка была недостаточна для того, чтобы на нем могла работать компания масштаба Microsoft. Тем не менее, очевидно,  Microsoft считает, что рынок примерно удвоится благодаря ее присутствию. Также Microsoft рассчитывает, что ее клиенты в средних решениях решат использовать корпоративные функции MS Project Professional, т.к. корпоративный функционал стал доступен для средней компании. По опросам Microsoft, в 2000 году примерно 30% компаний, использующих MS Project, отметили необходимость развитых средств групповой работы и «находили групповые средства работы MS Project 2000 ограниченными». Выход MS Project Professional призван удовлетворить компании, которые переросли проектный учет в виде локальных рабочих мест.

Синергетика Microsoft Project Professional 2003

Синергетика как важнейший фактор в построении решений на MS Project 2003 Professional

По мнению Пендса,  важнейшим понятием для пользователей продуктов Microsoft является учет синергетического эффекта продуктов этой компании. В принципе, Microsoft старается избегать рынков, где этот эффект не работает. Garner Group отмечат важность синергетического эффекта MS Project  в своем "Магическом квадрате 2003".

Как поясняет Gartner Group, суть эффекта заключается в следующем: продукты Microsoft без интеграции с друг другом имеют существенно худшие потребительские качества, чем при наличии интеграции. По мнению Gartner Group, в случае интеграции MS Project в общую информационную систему корпорации потребность в сложных манипуляциях в MS Project снижается, равно как и снижается необходимость использования более сложных средств планирования: "In assembling a complete solution, PPM packages often provide integration to address gaps or weaknesses in functionality.... for those situations in which more-detailed scheduling (in Microsoft Project or alternative schedulers) is not required"

Продукты Microsoft в интегрированных решениях как бы усиливают полезность друг друга и их совместная потребительская ценность подавляет конкурентов своим качеством . Microsoft может еще более усилить ценовой прессинг на конкурентов за счет синергетики; если Microsoft знает, что продажи одного продукта стимулируют продажи другого,  цена на данные продукты в совместной покупке, как правило, быстро падает.

Если говорить о MS Project, то без интеграции продукт не дотягивает до выставленной рынком планки корпоративных решений.  Потребителям следует тщательно ознакомится с данным вопросом.

Как видим, Microsoft рассчитывает, что интеграция будет обязательным компонентом внедрения, поэтому принципиально отказывается развивать в MS Project целый ряд функционала. По мнению Microsoft, если функционал реализован лучше и стоит дешевле в специализированных системах, то  следует интегрироваться с ними, а не пытаться «изобретать велосипед». Тем более, что заказчик уже вложил инвестиции в данные системы.

Лидер в профессиональной статистике и MS Project

Приведем пример. Microsoft фактически не развивает в MS Project функционал по учету материалов и оптимизации их закупок, взаиморасчеты с контролем глубины задолженности, валютный учет с курсовыми разницами, учет прибылей и убытков. Действительно, даже системы уровня 1С:Предприятия решают данные задачи на порядок лучше, чем многие корпоративные системы управления проектами, а цена их несравнимо меньше.

Для подобной интеграции наиболее быстрый и эффективный путь - это использование средств профессиональной статистики от Microsoft на базе OLAP-технологий (Microsoft Analysis Services). MS Project уже интегрирован с данными средствами,  требуется подключить к системе  данные из учетной системы (например, 1С:Предприятия или Microsoft Navision Axapta). Таким образом, Вы получите консолидированный анализ и полную картину. Профессиональная система Microsoft Analysis Services позволит вам с задержками не более 1 секунды  анализировать информацию в любых разрезах. Также данная система позволит Вам установить права доступа на статистику, которые в любых других системах, изготавливаемых в мире, просто невозможны, независимо от их цены. Например, Вы можете разграничить доступ к определенным ресурсам и проектам по всей отчетности и несмотря на то, что пользователи могут по своему желанию анализировать портфель проектов в произвольных разрезах , они не увидят запрещенной статистики. Подкупает также простота эксплуатации - Вы можете работать с системой, используя MS Excel или Internet Explorer.

Приведенные выше примеры удачных внедрений MS Project Professional от Business Engine и Tenrox показывают, что OLAP-система один из ключевых компонент во внедрении.

Синергетика MS Project и Microsoft Analysis Services существенно усилилась в 2003 по целому ряду факторов. В мае 2003 года произошло важное событие. Microsoft захватил лидерство на рынке систем профессиональной статистики. Это произошло при одновременном падении доли Oracle, которое можно назвать катастрофическим, т.к. началась большая миграция клиентов Oracle на аналитический инструментарий Microsoft (см. www.olapreport.com). Находясь в данной конкуренции, Microsoft серьезно усилил свою аналитическую систему  и эти аналитические средства можно эффективно использовать с MS Project, при этом срок внедрения отдельных опций может составить даже не день, а несколько часов. Например, для анализа проектных данных  Вы можете  использовать такие инструменты, как MS Excel, мощное средство графического представления статистики - MS Data Analyzer и совсем новый продукт - MS Business Intelligence Portal. Последнее средство бесплатное и позволяет через Web получить доступ к статистик, при этом аналитических функций в нем больше, чем в Excel. Интеграция с MS Business Intelligence Portal позволяет не использовать MS Project Web Access для анализа данных, т.е. существенно сэкономить на клиентских лицензиях к MS Project, при этом качество анализа будет выше.

Новая версия аналитических сервисов Microsoft под кодовым названием Picasso (ориентировочный выход в конце 2003 года) позволит работать в MS Project с бюджетами произвольного вида. Например, можно легко построить бюджеты по Движению Денежных Средств, Прибылям и Убыткам. При этом будут работать все средства план/фактного анализа. Подводя итог, хочется отметить, что интеграция с аналитическими сервисами Microsoft является серьезным конкурентным преимуществом MS Project. Без ввода его в эксплуатацию потребитель получит решение более низкого качества, чем в среднем по рынку, т.к. это единственное средство в MS Project для получения профессиональной статистики.

Коммуникация  и MS Project

Интеграция с MS Share Point Team Services также вышла  на новый уровень. Вы сможете легко управлять версиями документов и их блокировками. Стало доступно взаимодействие по предотвращению рисков. Другой важный аспект - MS Share Point Team Services позволяет Вам создавать «виртуальные пространства» для совместной работы. В данных пространствах Вы можете разместить проекты, а также настроенные отчеты из MS Project и MS Business Intelligence Portal.. Вы сможете «видеть» в пространстве других сотрудников и взаимодействовать с ними.

Синергетика с MS Outlook  

Другое усиление синергетический эффекта наблюдается со средствами групповой работы на базе MS Outlook и MS Exchange.

Microsoft Project 2003 впервые сможет использовать MS Outlook в качестве средства для взаимодействия с исполнителями через MS Project Server, т.е. для выдачи поручений и сбора отчетов о выполнении. Можно точно сказать, что от данной интеграции серьезно усилились позиции MS Exchange, т.к. в среде его стандартных клиентов стало возможным легко развернуть средства планирования, аналогов которых у конкурентов MS Exchange нет. Microsoft на публичном обсуждении MS Project 2003 указал, что даже если использовать Outlook нужно покупать лицензии на MS Project Web Access. Экономии на лицензиях не получается, но по  простоте эксплуатации решение замечательное. Без сомнения, можно  утвержать, что данная интеграция приведет к тому, что очень многие внедрят формальный контроль исполнения через отчеты сотрудников. О том как сделать интеграцию с Outlook не приводящую к лицензированию будет рассказано ниже.

 Синергетика со средствами интеграции .NET

Среди профессиональных аналитиков в области систем управления проектами Gartner Group первым отметил серьезное преимущество MS Project за счет интеграционного механизма на базе технологии SOAP, который называется Project Data Service (PDS). С помощью данного средства Вы можете интегрировать MS Project для двухстороннего обмена данными фактически с чем угодно. Как отмечалось выше, это очень важный функционал, т.к. Microsoft рассчитывает на то, что такая интеграция будет обязательно сделана в решениях корпоративного уровня.

Значение интеграции для MS Project очень велико, это необходимый элемент внедрения продукта. Для выполнения необходимых интеграционных работ следует обратится к специалистам, имеющим опыт подобных решений.

Профессиональная статистика для топ-менеджеров

В принципе, любой автоматизированный учет делается в первую очередь в интересах топ-менеджеров. Топ-менеджмент заинтересован в быстром получении актуальной и достоверной информации о ходе дел. Топ-менеджерам нужны простые и эффективные средства для контроля за исполнением планов работ. Microsoft тщательно работает над средствами этой немногочисленной, но самой важной категории пользователей. .

Улучшения в OLAP-отчетности

По данным www.olapreport.com, примерно 60% топ-менеджеров в мире используют профессиональные аналитические OLAP-системы для контроля за любым аспектом деятельности компании по данным из любой учетной системы компании. Как уже отмечалось, Microsoft предлагает готовую интеграцию MS Project и лидирующего на рынке OLAP-сервера Microsoft. MS Project 2003 Professional имеет ряд улучшений для данного анализа. В новой версии продукта пользователь может легко переключиться на аналитические хранилища в других системах, это очень важный момент, т.к. для целого ряда задач MS Project требуется получать информацию из других систем. Microsoft отмечает, что опытные внедренцы MS Project обязательно используют адаптированные под клиента варианты OLAP-отчетности.

Microsoft против "грязных данных"

Microsoft впервые на рынке систем управления стал предлагать решения очень сложной проблемы «грязных данных». Смысл проблемы заключается в том, что топ-менеджеры вроде бы должны судить о ходе дел по информации в виде конкретных цифр. Однако сами данные  с умыслом или по невнимательности могут быть «загрязнены» или искажены  сотрудниками при вводе. В результате статистика становится непригодной для принятия решений. Рассмотрим, какие средства защиты от «загрязнения» предлагает Microsoft.

Защита информации об утвержденных планах

Топ-менеджеры обычно применяют план/фактный анализ, и Microsoft ввел несколько средств для повышения качества данных для подобного анализа. В новой версии MS Project 2003 простые менеджеры проектов без специальных прав не могут изменить утвержденный «базовый план», с которым сравнивается фактический ход дел. Ранее менеджер мог в случае проблем с проектом изменить «базовый план» на желаемый и план/фактный анализ во многом терял смысл.

Защита информации о фактическом исполнении

Также в интересах топ-менеджеров Microsoft ввел серьезное разграничение прав на отчеты от исполнителей. Об этом подробнее будет рассказано ниже, пока же отметим, что менеджер проектов теперь не в состоянии с легкостью  представить текущий ход дел в проектах «в лучшем свете». MS Project будет показывать реальность, хороша она или плоха - судить топ-менеджерам.

Улучшения в печати и подготовке отчетов 

 Для проведения предметного обсуждения ситуаций с «цифрами в руках» топ-менеджерам требуется распечатать отчеты. В системе печати были сделан ряд принципиальных улучшений. Сделаны улучшенные средства печати отчетов с Web, ранее это составляло проблему. Печать отчетов была кардинально улучшена и в других аспектах. Появился мастер печати представлений MS Project. Не секрет, что такие графические представления MS Project, как диаграмма Ганта, сами по себе являются ценными отчетами, однако ранее напечатать их в желаемом виде было затруднительно. Кроме мастера печати представлений, продукт был расширен мастером создания диаграмм для использования в других приложениях, таких как MS Word, MS Excel или MS Power Point. Новые мастера печати позволяют отобрать нужные колонки статистики и подготовить отчет или диаграмму по ним.

 Улучшения в работе с портфелем проектов

В новой версии MS Project топ-менеджер, анализируя портфель проектов, может открыть сразу несколько проектов для анализа. Также для работы с большими портфелями проектов Microsoft оборудовал систему открытия проектов (File Open Dialog) группировками, которые  пользователь может настроить по своему желанию.

Новые группировки и фильтры

Для анализа загрузки ресурсов появилась также небольшая, но очень полезная функция. Для Центра Ресурсов можно иметь заранее настроенные группировки. Для анализа данных в проектах Microsoft существенно улучшил систему фильтров. Теперь в фильтрах можно использовать списки значений, а не набирать нужные параметры вручную.

Средства анализа требуются не только топ-менеджерам, но Microsoft сделал явный акцент в сторону систем для принятия решений.

Многомерная оптимизация работы персонала и оборудования

Оптимизация - графики короче и ресурсы используются лучше

Система корпоративного уровня должна уметь не только решать задачи план/фактного учета работ, но и иметь инструменты для оптимизации планирования, т.е. средства, которые позволят сократить графики работ и повысить использование ресурсов без возникновения рисков перегрузки.

А теперь к утверждению выше добавим немного реальности. Примерно 70% пользователей в мире используют продукт класса Microsoft Project Standard. Поскольку сомнительно, что данный продукт люди используют для домашнего использования, очевидно, что подобная масса набрана за счет значительно числа корпоративных потребителей. Безусловно большинство из них смогут извлечь пользу от оптимизации портфелей проектов и ресурсов своих компаний, но на данный момент они подобные средства не используют. Перед Microsoft стоит сложная задача убедить пользователей в том, что данный оптимизирующий функционал не просто работает, а достаточно прост, гибок и адекватен реальным, а не умозрительным задачам, и ко всему прочему достаточно дешев и быстро окупаем. Не все потребители еще понимают какие выгоды сулит оптимизация, но те кто поняли, нашли свой Клондайк. Очевидно, что оптимизация это рыночная тенденция будущего с массовым спросом, в противном случае Microsoft не стал бы тратить на эту задачу ресурсы. Рассмотрим вопросы оптимизации подробнее.

Microsoft Project Professional, как одна из  лучших систем LRP-класса

Компания eLabor, у которой Microsoft приобрел корпоративные технологии в области управления проектами,  является лидером в области эффективного управления работами в первую очередь человеческих ресурсов (LRP-технологии). Таким образом, если Вам необходимо оптимизировать работы людей, MS Project, скорее всего,  -  лучшее решение. Компаниям, работающим в сфере услуг следует внимательно изучить, что предлагает  Microsoft в плане оптимизации, это довольно легко внедряемые и простые решения.

Преодоление ограничений в оптимизации работ оборудования и использования материалов

Если требуется оптимизация работ оборудования, ее можно будет сделать, но сложнее и дороже. Дело в том, что оптимизатор системы должен обязательно получать данные о фактическом выполнении планов и автоматически корректировать графики работ, без этого оптимизация теряет смысл. Для задач в области повышения эффективности работы персонала Microsoft предлагает мощные средства сбора статистики от исполнителей, речь о которых  пойдет в следующих разделах. Для диспетчера производства готового рабочего места в MS Project нет, соответственно, сразу потребуются  переделки комплекса. Хотя современное производственное оборудование, например, полиграфическое, имеет средства, позволяющие автоматически генерировать данные мониторинга в виде XML-файлов, которые могут быть подключены к MS Project через такие системы, как PDS. В общем, как и указывает Gartner Group в своем отчете по MS Project, производственникам и строителям нужно быть готовым сразу произвести адаптационные работы, без них продукт из «коробки» можно внедрить только для решения простых задач.

MS Project не имеет средств для оптимизации запасов материалов и оптимизации финансирования проекта, MS Project может вести только план/фактный контроль данных показателей.

Microsoft, как уже отмечалось выше, считает, что это задачи для других учетных систем, с которыми нужно интегрироваться. Отметим, ни одна система управления проектами на текущий момент не умеет строить классические модели «цепочек доставки» материалов. Также ни одна система не умеет выполнять оптимизацию финансирования с учетом реальных условий получения кредитов от поставщиков и выдачи кредитов покупателям.

Многомерная оптимизация по взаимозаменяемым сотрудникам и машинам

Рассмотрим, как Microsoft предполагает производить оптимизацию планирования и какие новшества появились в MS Project 2003.

В основе оптимизатора MS Project лежит понятие навыка или умения (skill) сотрудника или машины. Далее, следуя командам менеджера, управляющего ресурсами, оптимизатор способен эффективно заменить людей и оборудование так, чтобы в целом портфель проектов компании можно было выполнить быстрее и без существенных рисков. В MS Project 2003 оптимизатор стал многомерным  (Multi-Valued). Поясним на примерах, что это такое.

Те, кто внедрял  оптимизации графиков работы персонала на MS Project 2003,  наверное, отметили следующую проблему. Отдельные эксперты в компании могут иметь множество навыков и способны выполнить чуть ли не любую работу. В MS Project 2002 назначить несколько навыков на одного сотрудника было возможно, но несколько проблематично. В MS Project 2003 этой проблемы не существует, можно одновременно выбрать из иерархии навыков столько, сколько нужно.

Многомерные признаки ресурсов

Данный функционал работает на новой функции многомерных полей ресурсов (Enterprise Resource Multi-Valued fields). Эта функция может быть успешно использована не только для назначения нескольких «умений» на сотрудника или машину, но и для любых других признаков, ресурс также может иметь несколько несколько признаков одновременно. Тем не менее, наиболее удобно использовать данный функционал при оптимизации. Все инструменты оптимизации MS Project умеют с ним работать.

Улучшения системы моделирования сценариев развития портфеля проектов

Обычно оптимизация начинается с моделирования портфеля проектов. Менеджер может рассмотреть несколько разных сценариев развития ситуации.  Portfolio Modeler автоматически проведет оптимизацию, но не перестроит планы сразу , а даст менеджеру посмотреть, к чему приведет подобная оптимизация и позволит сравнить варианты оптимизации между собой. Менеджер может проводить оптимизацию, меняя доступности ресурсов и приоритеты проектов.  В MS Project 2003 помимо поддержки многомерной оптимизации, Portfolio Modeler умеет производить актуализацию данных о ресурсах, если они изменились в процессе моделирования. Еще одно новшество -  теперь результаты оптимизатора можно применить к планам MS Project 2003 без сложных действий, как в MS Project 2002.

Резервирование ресурсов и оптимизация

Другая новая функция MS Project 2003 позволяет решить проблему резервирования ресурсов. Иногда менеджеры сразу хотят назначить некие реальные ресурсы в качестве предполагаемых, но без их резервирования. Теперь ресурс можно пометить как предполагаемый или зарезервированный (Proposed-booking of Resources).

С подобными ресурсами как с многомерными навыками умеют корректно работать все средства оптимизации . Однако наиболее удобно это делать в «Мастере Создания Команды Проекта» (Build Team from Enterprise),  данный мастер позволяет менеджеру проекта или менеджеру ресурсов подобрать оптимальных исполнителей и оптимальное оборудование для проекта согласно необходимым навыкам.

Новое рабочее место менеджера ресурсов

Прежде всего отметим, что в MS Project 2003 можно использовать  «Мастер Создания Команды Проекта» целиком через Web, таким образом, менеджер ресурсов теперь может работать полностью через Internet Explorer по дешевой Web-лицензии. Во многих компаниях это позволит сэкономить несколько тысяч долларов на лицензировании, при  этом удобство использования возрастает.

В MS Project «Мастер Создания Команды Проекта» может искать необходимые ресурсы для проекта с учетом резервирования или без него. Еще новинка для компаний, имеющих несколько филиалов -  система может подбирать ресурсы с учетом их местоположения.

Как внедрить оптимизацию 

Как уже отмечалось, оптимизаторы планирования Microsoft довольно легко внедрить в компаниях, где нужно оптимизировать работу персонала. Однако легко внедрить их сможет только опытный специалист в подобных оптимизациях. Требуется очень тщательно проработать структуру навыков и взаимодействие сотрудников при оптимизации.

Для строительных и производственных проектов оптимизация фактически всегда внедряется с доработками MS Project, для этого требуется опытный поставщик данных услуг.

Управление рисками в MS Project 2003

Акцент на управлении рисками

В MS Project 2003 впервые появилось средство, в названии которого фигурирует понятие из рискового менеджмента – центр управления рисками (Risk Center).

Это вовсе не означает, что ранее в MS Project  было невозможно управлять рисками. Просто это делалось в большей степени методическими действиями. В документации MS Project всегда было подробно описано, как планировать и проводить антирисковые мероприятия.

Основа противодействие рискам - планирование антирисковых мероприятий

Противодействие рискам в первую очередь состоит во многом в банальных действиях менеджера проектов. Менеджер должен идентифицировать риски и спланировать антирисковые мероприятия, добавив их как задачи в план MS Project. Менеджер должен оценить последствия рисков и добавить в план MS Project те действия, которые следует сделать, если риск произошел. В простейшем случае это просто резерв ресурсов на предотвращения рисков. Еще раз отметим, в MS Project 2003 можно использовать специальные средства для резервирования ресурсов.

Если внедрение MS Project делал хороший специалист, в корпоративных шаблонах проектов, с которых начинается планирование, уже присутствуют типовые антирисковые мероприятия для каждого вида проекта. Планирование антирисковых мероприятий во многом является видом искусства, никакой кибернетический интеллект без участия человека не сможет придумать состав антирискового плана.

Средства анализа  влияния рисков в MS Project 2003 Professional

Тем не менее, Вы можете использовать MS Project 2003 для вычисления того, как риски влияют на длительность задач в вашем проекта. Этот функционал присутствует в MS Project уже давно, отметим только, что в основе лежит PERT-методика, применяемая для подавления рисков в проектах корпорации IBM.

Специалисты Microsoft специально отмечают, что в MS Project 2003 не реализована методика вероятностного прогнозирования действия рисков на базе алгоритма Монте-Карло. Профессиональное антирисковое средство обязательно должно иметь данный компонент. Microsoft рекомендует целый ряд поставщиков (Risk+, @Risk и др.) по вероятностным системам рискового анализа для MS Project. Вы можете купить данные компоненты для MS Project по цене $600-$1500.

Однако перед покупкой подобной системы стоит поэкспериментировать с PERT-прогнозированием в MS Project. Системы на базе алгоритма Монте-Карло гораздо сложнее в эксплуатации, чем PERT-анализ и довольно медленно работают на большом объеме задач.

Из профессиональных антирисковых средств в MS Project 2003 Professional входит моделирование рисковых сценариев развития портфеля проектов класса «а что если?». Данная задача решается через использование Portfolio Modeler, который уже обсуждался выше. Вы можете смоделировать последствия различных рисковых ситуаций и проанализировать, как они влияют на сроки и загрузку ресурсов. Однако, как и с планированием антирисковых мероприятий в MS Project, требуется владеть не столько инструментарием, сколько методикой его использования в качестве антирискового средства.

Центр Рисков - разрешение проблем в коммуникации по рискам

Вернемся к Центру Рисков из MS Project 2003. Этот функционал позволяет управлять идентификацией и отслеживанием рисков с помощью известной методики риск-листов (Risk List).  Сейчас многие опытные менеджеры реализуют данный подход через Excel. Новый функционал позволяет  реализовать это более эффективно, сделав работу над рисками коллективной.

Для каждого идентифицированного риска можно задать  статус обработки, категорию, ответственного, вероятность возникновения, опасность для проекта, затраты по риску. Состав риска можно описать и задать план противодействия риску, а  также план действий в случае, если риск вступил в силу.

По опыту использования аналогичных систем от других компаний, можно сказать, что Microsoft предложил решение, очень сильное в плане коммуникации. Например, можно выяснить, почему ответственное лицо ничего не сделало по риску, хотя риск был  назначен на него. На доступ к информации по рискам могут быть выданы права.

Следует отметить, что Microsoft не оборудовал свою новую систему рисков анализом на уровне всего портфеля проектов, на что специально обращается внимание в документации. Тем не менее, Вы можете довольно легко внедрить данный анализ с помощью аналитических сервисов Microsoft.

Управление рисками в MS Project - методическая задача

Резюмируя обзор антирисковых средств MS Project 2003, хочется отметить, что данный вопрос как никакой другой лежит скорее в области методики, нежели  в области инструментария.

Если в остальных элементах менеджмента по управлению проектами MS Project как бы учит менеджера правильным управленческим действиям по мере изучения функционала, то в плане антирискового управления можно знать функционал системы и даже не представлять себе, как его использовать для противодействия рискам. В то же время ни в какой общей работе по борьбе с рисками не рассмотрены специфические методики, разработанные консультантами eLabor с 17-летним опытом внедрений.

Реальный контроль за  персоналом

Новый уровень в отчетности персонала

Очень серьезные изменения сделаны в MS Project 2003 в области контроля за фактическим ходом дел в проектах компании. Можно сказать, что Microsoft смог довести вывести методики управления персоналом от eLabor на новый уровень.

Изменения в MS Project 2003 в области отчетности персонала трудно заметить на демонстрации продукта, но  в методическом плане они являются кардинальными.

Открытые и закрытые периоды отчетности

MS Project 2003 оборудован более развитой системой контроля прав на ввод данных по реальному исполнению. Введены отчетные периоды с системой открытия и закрытия. Этот функционал хорошо знаком профессиональным кадровикам по другим системам. Сотрудники, отчитываясь по исполнению назначенных задач, могут вводить данные только в открытых периодах, в закрытых статистика неприкосновенна. Теперь можно проверить данные за определенный период и закрыть его, не опасаясь, что туда внесут изменения.

Защита данных из отчетов сотрудников от модификации

В MS Project 2003 введена блокировка модификации отчетности исполнителей со стороны менеджера (Lock Down Actual Work). Без специальных прав менеджер не сможет изменить отчет исполнителя, при наличии прав на модификацию получит предупреждения и все изменения фактических данных будут запротоколированы в специальном журнале.

Цепочка утверждения отчетов исполнителей

Кроме того, введена новая роль менеджера, утверждающего табеля сотрудников, данному менеджеру достаточно иметь недорогую лицензию на Web-доступ. Может быть организована цепочка менеджеров по утверждению табелей рабочего времени сотрудников. Менеджеры, имеющие право утверждать табеля, получают извещения о необходимости утвердить отчеты.  Каждый менеджер может утверждать табеля в по определенным разделам иерархии ресурсов (RBS).

Разделение планирования и контроля выполнения планов

Все эти изменения позволяют внедрить новый методический подход к отслеживанию проектов. Можно разделить планирование и учет фактического исполнения, таким образом, менеджер проекта не сможет незаметно изменить данные по факту так, чтобы они выглядели «красиво».  Для менеджера в средней компании, которому ретушировать нечего, данный функционал тоже полезен, т.к. понижает нагрузку по утверждению отчетов. Если быть точным, менеджеру проектов оставили возможность утвердить отчет сотрудников, однако если это произойдет, менеджеры, отвечающие за утверждения табелей, будут уведомлены и действия менеджера будут запротоколированы. Microsoft посчитал такую гибкость необходимой.

Напомним, что помимо блокировки от редактирования фактической информации, введена блокировка утвержденных планов работ. Иными словами, план/фактный анализ для топ-менеджеров, обсуждаемый выше, стал существенно более достоверным.

Своя аналитика при заполнении отчетов

В MS Project 2003 можно использовать свою аналитику при заполнении табелей. Например, во многих организациях стандарт учета рабочего времени требует обязательного указания вида работ, уровня ее сложности, статуса и т.д. Теперь можно вести данный статистический учет. Также в MS Project 2003 можно изменить настройку внешнего вида табеля, как и в остальных представлениях для просмотра статистики.

Административные проекты для учета внепроектной деятельности

Учет рабочего времени должен быть тотален, т.е. сотрудник должен отчитаться за 100% рабочего времени. Обычно 60-80% времени потребляют проекты, а 20-40% - различная операционная деятельность, не связанная с ними. Для финансового директора это очень важный момент. В проектной организации менеджеры проектов часто премируются в зависимости от прибыли проекта, затраты на персонал считаются по отчетам о фактическом выполнении. Однако тут можно увидеть интересный эффект. Если сложить затраты из всех проектов, они получаются меньше, чем затраты проектного подразделения в целом. Секрет кроется в именно в этой «внепроектной» деятельности. 

В предыдущих версиях MS Project можно было учитывать данные трудозатраты через «нерабочее время» (non-work time), но опытные пользователи обычно создавали специальные «административные проекты», где вели такой учет. «Административные» проекты включались в консолидированную отчетность MS Project по трудозатратам, что позволяло решить указанные выше проблемы. В MS Project 2003 понятие «административных проектов» введено явно и пользоваться ими стало, конечно, удобнее.

Взаимодействие с исполнителями через Outlook

Также следует отметить очень важное изменение по взаимодействию с исполнителями. Теперь в качестве клиента к MS Project Server может выступать MS Outlook.  Пользователи могут получать задачи в календарь Outlook и через Outlook отсылать отметки о выполнении, так же, как сейчас они это делают по оперативным задачам с Exchange.

Решение на Outlook  внедрить существенно проще, т.к. почти не требуется обучения персонала.

Из ограничений следует отметить, что интеграция происходит только с календарем Outlook, но не со списком оперативных задач. Дело в том, что оперативные задачи Outlook не имеют длительности и трудоемкости. Для таких задач лучше использовать MS Exchange.

Интеграция с существующими системами учета рабочего времени

И наконец, нужно отметить, что Microsoft предложил открытую систему для интеграции с системами учета рабочего времени от других производителей на базе технологи Project Data Service (PDS).

Сделаем выводы. Microsoft в новой версии MS Project предложил отслеживание фактического исполнения нового уровня как по качеству данных, так и по простоте внедрения. Пользователям MS Project, которые еще не внедрили средства отчетности по исполнению и учет рабочего времени, стоит задуматься о внедрении данных средств.

Управление документооборотом

Кардинальные улучшения: версии и блокировки документов, взаимодействие по рискам

MS Project 2002 впервые среди систем управления проектами предложил интегрированное решение по документообороту в проектах на базе MS Share Point Teams Services (STS). Дальновидные пользователи сразу извлекли из данной интеграции массу плюсов. Бесчисленные файлы с техническими заданиями на проекты, чертежи объектов, предложения, высланные  клиентам и все остальные документы можно было положить в одно место. В случае передачи проекта другому менеджеру, выяснения причин проблем с проектом и просто при любой коммуникации по проекту можно было легко найти все документы и файлы, связанные с проектам без панического поиска в личных папках пользователей.

Однако не обошлось без проблем. Во-первых, интеграцию с STS было не так просто запустить, инсталляция была сложна. Во-вторых, хотя ожидалось, что Microsoft успеет сделать функции блокировки и версий документов, этого не произошло. Таким образом, кардинального преимущества по сравнению с хранением  всех файлов  к проекту в отдельной папке не было.

В MS Project 2003 все поменялось. Инсталляция Share Point Services существенно упростилась,  вопросы установки ниже мы рассмотрим.

Новая версия Share Point Services радует наличием блокировок документов и версионностью. Теперь можно забрать документ на редактирование и выставить блокировку. Также можно хранить несколько версий технического задания на проект и т.д.

В новой версии Share Point Services можно вести отслеживание рисков, об этом уже говорилось выше.

Виртуальные рабочие пространства

Новшеством является использование «виртуальных пространств». В пространстве можно разместить свои проекты и документы, видеть и взаимодействовать с другими участниками проектной группы почти как в популярных системах чатов.

Наиболее интересна эта опция пользователям стандартной версии MS Project 2003, т.к. это самое удобное место для совместной работы над проектами небольшой группой менеджеров.

Проектные Web-порталы

Очень интересной является возможность быстрого построения Web-порталов из информационных фрагментов (Web-parts). Рассмотрим пример. Допустим, Вы хотите сделать информационный портал для доступа ко всей информации об управлении проектами в вашей организации. Как уже отмечалось выше, MS Project не ставит себе задачу вести учет, который будет дублировать уже используемые системы класса 1С:Предприятие и выше. Вы можете оформить в виде Web-фрагментов OLAP-отчеты по прибылям и убыткам в проекте, движение денежных средств по проекту, запасы материалов в проекты, дебиторскую и кредиторскую задолженность по проекту и т.д. Добавим сюда документы, лежащие в Share Point Services, и сделаем информационную панель (Dashboard), которая покажет общую картину.

Резюмируем. Share Point Services стал мощным средство групповой работы на документами и групповой коммуникации. Интеграция Share Point Services и MS Project позволяет получить решение очень высокого качества в области обеспечения проектного документооборота и коммуникации. Для построения «проектных Web-порталов» потребуются внешние услуги.

Простота использования, обучение и поддержка

Магическое понятие "интерфейс Microsoft Office"

Microsoft Office Project 2003 входит в Microsoft Office, поэтому все новшества Microsoft Office 2003 применимы к данному продукту. Это, конечно, почти магическое понятие «интерфейс MS Office». Формально описать эргономику MS Office - дело затруднительное, но факт остается фактом, интерфейсы у Microsoft в целом самые удобные и обладают отличным дизайном. Хотя, конечно, бывают и неинтуитивные моменты в управлении, но в целом Microsoft добился легкости использования («easy-to-use»), за который его так хвалит Gartner Group. MS Project 2003 включил в себя все интерфейсные новшества Microsoft Office 2003, такие как панели задач и «дочерние» панели поиска. Такие средства легче попробовать, чем читать описание.

Web-поддержка: мультимедийные обучающие курсы, пополнение документации, предложение решений и компонент

В MS Project 2003 поддерживается технология автоматического пополнения документации через Web. Очень интересная новинка, прямо из продукта можно попасть на мультимедийные курсы по обучению работе с системой, выложенные на Web-сайтах (Web-Based Training). Поскольку Microsoft рассчитывает на обязательную интеграцию и во многих случаях на доработку продукта,  очень ценным является наличие контекстных ссылок на предложения партнеров и их дополнительные компоненты (Microsoft Office Market Place).

Об технологии проведения тренингов для MS Project 2003 написано в разделе "Технология внедрения".

Обязательная доработка и настройка MS Project

Хотелось бы еще раз отметить, что только в очень простых случаях можно внедрить MS Project без доработок. Обычно эти доработки невелики и носят, как правило,  интеграционный характер. Однако многие корпоративные пользователи используют MS Project в качестве платформы для построения системы управления проектами с учетом своей специфики, которая не содержится в готовом виде ни в одной системе. В таких случаях это может быть сложным внедренческим проектом,  как и в любой другой корпоративной системе.

Уже много лет Microsoft делает ставку на внедренцев, которые возьмут на себя бремя адаптации и интеграции. MS Project 2003 оборудован целой средой разработки, которая позволяет использовать его в качестве платформы разработки.

В MS Project 2002 Professional разработчики с удовлетворением отметили, что на Visual Basic можно создавать алгоритмы, которые легко развернуть через «глобальный шаблон» на большое число рабочих мест. Также удобными оказались средства Web-разработки. В MS Project 2002 была впервые введена интеграционная технология Project Data Service (PDS), которая позволяет интегрировать MS Project в внешними приложениями на базе SOAP. В MS Project 2003 средства Visual Basic и PDS были существенно улучшены.
Были добавлены средства для внешней интеграции с табелями рабочего времени (Timesheet API). Улучшены средства для редактирования корпоративных справочников (Enterprise Custom Fields). Сделаны средства для создания из внешних источников корпоративных ресурсов (Enterprise Resource Creation) и корпоративных проектов (Enterprise Project Creation).

Все это замечательные возможности, но не без "горькой пилюли". Microsoft лицензирует PDS через схему Web Access CAL по числу логинов, т.е. если вы решите сделать свою систему учета рабочего времени, вам все равно придется выложить деньги за столько CAL, сколько у вас сотрудников, даже если они Web Access не запускают.

Тем не менее, решение без массового лицензирования есть. Уже много лет работает технология прямой модификации данных через MS SQL Server. Используя данную отработанную технологию, мне удалось создавать самые разные решения интеграционные решения с MS Project. Прямые манипуляции с БД в MS SQL фактически не имеют ограничений на сложность задач, но в неопытных руках может приводить к краху системы. В этом плане PDS гораздо безопаснее.

Развертывание и масштабирование до 8000 рабочих мест

Данный раздел предназначен для системных администраторов. Если Вы не администратор, Вам стоит его пропустить.

Как уже отмечалось, Microsoft совместно с Business Engine удалось внедрить систему с 8000 рабочих мест. Рассмотрим как достигается подобное масштабирование.

Для начала отметим, что для системных администраторов MS Project Server 2002 стал настоящим испытанием их профессиональных навыков, особенно для тех, кто устанавливал профессиональную версию продукта с русскоязычным сервером и в полной комплектации, т.е. с STS и OLAP. Хотя на «чистые» сервера продукт, как правило, устанавливался без особых проблем, но при установке  на несколько серверов и с уже имеющимися операционными системами часто выявлялось масса интеграционных проблем.

Наибольшие проблемы создавала интеграция с STS, в MS Project 2003 эта проблема решена. Теперь не требуется устанавливать STS совсем. MS Project 2003 работает с STS, который входит как компонент в Windows 2003. Также в MS Project 2003 введен ряд опций, позволяющих легко перенастраивать интеграцию с STS. И наконец, система установки MS Project теперь полностью выполняет  все действия по интеграции, включая необходимые настройки proxy-сервера. Все это не может не радовать, но, очевидно, IT-менеджерам, еще не думавшим внедрять технологии .NET, стоит пересмотреть свои планы. Если MS Project Server без особых проблем будет работать на Windows 2000 Server, то без Windows 2003 функции документооборота не инсталлировать.

Инсталлятор MS Project 2003 существенно доработан и стал полностью автоматическим, кроме того, инсталлятор позволяет легко развернуть систему на несколько серверов, в частности, вынести систему подготовки представлений (View Processor) на отдельный сервер.

Вообще говоря, Microsoft для масштабирования MS Project предлагает подход, аналогичный федеративному кластеру MS SQL 2000, на котором были поставлены рекорды производительности по тестам TPC.

Администратор может организовать несколько серверов, которая действует как один Project Server. В Microsoft отмечают, что это необходимо, если у системы будет около 6000 пользователей. Вероятно речь идет о системе на 8 или 16 процессорах, поэтому "кластерные" решения из двух узлов скорее всего актуальны, если будет работать больше 400 пользователей на 2х процессорной системе. Группа серверов для «кластера» организуется через технологию связанных серверов MS SQL (Database Partitioning). Поскольку такая архитектура очень близка к федеративному кластеру MS SQL, можно ожидать очень высокой производительности. Правда аналог в данном случае не полный. Разворачивание MS Project Server на несколько узлов выглядит так: 1н сервер с БД, 1н сервер для ViewProcessor, N серверов IIS с балансировкой нагрузки (Load Balancing).

Уже в MS Project 2002 можно было добавлять пользователей из Active Directory, но только добавлять.  В MS Project 2003 данный функционал улучшен. Вы можете использовать пользователей и группы пользователей из Active Directory для администрирования MS Project Server. Однако синхронизация учетных записей происходит не мгновенно, а по расписанию или требованию.

В целом, установка MS Project существенно упростилась, тем не менее, если Вы не прошли «школу» установки MS Project 2002 Server в «Professional-Mode», подобные услуги лучше заказать.

Достоинства и ограничения MS Project 2003

Резюмируем достоинства и ограничения MS Project 2003.

Достоинства

Простота эксплуатации

Если вы еще не использовали никакую систему управления проектами, начните с MS Project Standard. Если Вы не использовали систем управления проектами с совместным управлением ресурсами и общим портфелем проектов, начните с MS Project Professional. Инструментарий Microsoft всегда обладал интуитивным интерфейсом и легкостью освоения. Microsoft Project получил высшую оценку Gartner Group за простоту эксплуатации, легкость освоения и функциональную глубину проработки базовых элементов.

Охват всех базовых потребностей за умеренную стоимость

MS Project не охватывает некоторые аспекты управления проектами, любая система управления проектами страдает этим . Невозможно сделать все и притом с высоким качеством. Однако все базовые потребности будут удовлетворены с большим запасом, функциональная глубина проработки стандартного функционала очень велика. Важный момент: весь базовый функционал чрезвычайно хорошо продуман в плане простоты и удобства эксплуатации. Microsoft старается в первую очередь повышать качество стандартных функций, нужных всем. Такое  удобство базовых функций трудно найти, особенно в сочетании с довольно умеренной ценой.

Короткий внедренческий цикл

Microsoft тщательно работает над простотой эксплуатации, интуитивностью управления и настройки. Это не просто слова. Если некий функционал сложен в освоении, он, скорее всего, будет исключен. Интуитивность и простота эксплуатации существенно сокращают время на подготовку персонала. Интуитивность настройки и богатство сервисных функций позволяют пользователям решать многие небольшие задачи самостоятельно и без специальной подготовки.  Все это существенно сокращает сроки внедрения и как видим позволяет внедрять менее чем за год системы более чем на 5000 рабочих мест (см. примеры выше)..

Лучшее решение для управления проектами реорганизации и оптимизации бизнеса
Фантастическая массовость использования MS Project во многом связана с тем, что данный продукт может быть с успехом использован не только в организациях проектного толка. Фактически любая компания, даже построенная на операционном менеджменте, периодически испытывает необходимость управления временными и уникальными мероприятиями, т.е. проектами. Проекты открытия новых филиалов и направлений, маркетинговые компании, переезд в новый офис, подготовка к выпуску нового продукта, монтаж нового оборудования и др. подобные проекты оптимально вести в MS Project. Подобные проекты возникают в средней организации во многом эпизодически, поэтому требуется продукт который можно быстро внедрить. Если внедрение будет более длительно,  чем само мероприятие оно теряет смысл. Вот почему для подобных проектов быстро внедряемый MS Project лучшее решение.

Лучшее решения для управления поручениями
Средства коммуникации в MS Project 2003, особенно интеграция MS Outlook с MS Project Server, делают MS Project лучшим решением для управления поручениями. Если для коротких поручений лучше использовать MS Exchange и Задачи в MS Outlook, то для поручений с ощутимой длительностью, связями между поручениями, анализом занятости персонала лучше использовать MS Project Server с календарями MS Outlook. В целом платформа для управления поручениями в лице MS Exchange + MS Outlook + MS Project Server вероятно лучшее решение на рынке.

Отличные средства управления персоналом

MS Project унаследовал от eLabor едва ли не самые лучшие средства управления персоналом в проектном управлении. Средства коммуникации членов проектных команд, система передачи поручений и отчетности исполнителей, а также оптимизатор ресурсов заслуживают самой высокой оценки.

Отличное решение для компаний, производящих услуги «под заказ»

У компаний, производящих услуги «под заказ», в основе лежит управление сотрудниками, у Microsoft - отличное решение в области управления человеческими ресурсами. Управление материалами и финансовое управление во многом разрешено в сервисных компаниях  в системах класса 1С:Предприятие и выше. Управление графиками работ и оптимизацию загрузки ресурсов в подобных компаниях MS Project способен  решать на отличном уровне.

Хорошие средства управления оборудованием

Средства для планирования работ оборудования в MS Project следует признать хорошими. Графики работы оборудования составляются легко и эффективно. Однако в системе нет столь эффективной диспетчеризации работы оборудования, как для работы персонала. Проблема решаемая, но с некоторыми программно-методическими усилиями.

Имитационное моделирование портфеля проектов

Моделирование сценариев развития портфеля проектов в MS Project - отличное средство для поиска оптимальных вариантов оптимизации, а также для анализа рисковых сценариев развития.

Платформа для доработок и интеграции

MS Project обладает очень мощным плюсом,  заключающемся в том, что MS Project можно использовать как платформу для разработки системы управления проектами для специфических нужд своей организации. Большинство проблем с недостатком управленческой информации в MS Project может  быть эффективно разрешено через отличные интеграционные средства с уже существующими системами.  Интегрировать MS Project в общий комплекс информационных систем компании можно сравнительно просто, при этом интеграция будет удовлетворять самым высоким требованиям.

Ограничения и их преодоление

Только MS Project Professional обеспечивает качественное управление ресурсами и портфелем проектов

Хотя MS Project Standard поддерживает групповую работу над проектами, трудности, возникающие при совместном использовании ресурсов и проектов, не позволяют эффективно работать более чем 5 менеджерам в одной группе. Только старший продукт Microsoft Project Professional обеспечивает высокое качество совместной работы, но лицензирование его дороже. В Microsoft Project 2003 данный только усилился, MS Project Standard не может более работать с MS Project Server.

Нет вероятностных средств прогнозирования рисков на базе Монте-Карло

В MS Project отсутствуют средства для вероятностного прогнозирования рисков на базе известных алгоритмов Монте-Карло. Хотя данные средства требуют серьезного навыка использования и вычисления происходят довольно медленно на больших объемах данных, некоторым пользователям данные средства необходимы. Для MS Project решения на базе Монте-Карло и других вероятностных алгоритмах доступны как дополнительные компоненты по цене $600-$1500 от целого ряда поставщиков (Risk+, @Risk и др.)

Нет многих типовых бюджетов (Profit and Loss, Cash Flow и др.)

Gartner Group справедливо указывает, что MS Project небогат бюджетами. Фактически, система может вести только бюджет расходов по начислению затрат, но на высоком функциональном уровне. В MS Project можно посмотреть план/фактный анализ по бюджету в любом разрезе от задачи до ресурса, есть система  с календарями нормативов затрат и т.д. Gartner Group подсказывает и решение для MS Project. Можно купить бюджетную систему на базе OLAP-отчетности, например от Business Engine или разработать подобный OLAP-модуль под заказ. Действительно, используя MS Analysis Services (OLAP), Вы можете сравнительно легко построить недостающие бюджеты и при этом использовать данные как из MS Project, так и из других систем.

Нет бюджетирования сверху-вниз

Систему бюджетирования сверху-вниз eLabor передал Microsoft, но пока данный комплекс не включен в релиз MS Project, т.к. нужен довольно небольшой категории пользователей. Штатный функционал позволяет делать бюджеты «снизу вверх», т.е. от стоимостей операций к общему бюджету проекта. Тем, кому нужно «распилить» бюджет сверху-вниз, можно посоветовать либо разработать на Visual Basic систему разноски сумм или использовать систему бюджетирования сверху-вниз на базе MS Analysis Services (OLAP). Решение по бюджетированию "top-down" для MS Project на базе OLAP также предлагает Business Engine.  Следует отметить, что в следующей версии  MS Analysis Services функционал для бюджетирования будет существенно упрощен в плане использования и повышено его быстродействие.

Нет реального многовалютного учета и курсовых разниц

В новой версии MS Project 2003 включено специальное средство для многовалютного учета (Currency Converter). Тем не менее беремся утверждать, что реальный многовалютный учет в проектах не умеет вести ни одна из доступных на рынке серьезных систем управления проектами . Многовалютный учет - это не просто другой значок валюты и сведение бюджетов по текущему курсу. Многовалютный учет подразумевает ведение кросс-курсов и вычисление прибылей и убытков от курсовых разниц. Данный функционал есть даже в 1C:Бухгалтерии, но его нет в профессиональных системах управления проектами. Решение проблемы заключается в интеграции с системой управленческой бухгалтерии, но данную интеграцию еще надо сделать. Курсовые разницы могут быть выявлены с и помощью MS Analysis Services, но чтобы их списать, потребуется сделать специальную операцию в MS Project.

Нет учета запасов материалов и оптимизации поставок

MS Project умеет планировать план и факт использования материалов в деньгах и количествах. Однако есть целый ряд ограничений. MS Project не умеет автоматически вычислять остатки материалов и соответственно автоматически составлять график поставок. Впрочем, в моделировании цепочек поставок проектным системам далеко до ERP-систем. Некоторые системы управления проектами заявляют функционал по оптимизации запасов и поставок материалов. Однако при этом не формируется бюджет закупок, анализ запасов материалов и их движения затруднен. Gartner Group указывает на низкую готовность к эксплуатации подобного функционала.

Анализ запасов материалов по данным из MS Project Вы можете сделать с помощью MS Analysis Services. Если материалы уже учитываются в системах складского учета, возможно более эффективное решение - не вести параллельный учет материалов в MS Project. Получать консолидированный отчет по бюджету и графику проекта с учетом движения материалов можно в MS Analysis Services, в этом случае OLAP-отчет строится по данным из двух систем.

Нет управления договорами в  проектах

MS Project не содержит в себе средств для управления контрактами на договора с покупателями и поставщиками в разрезе проектной деятельности. Многие партнеры Microsoft предлагают свои системы управления контрактами для MS Project. Например, Gartner Group дал высокую оценку системе управления контрактами от Business Engine. Тем не менее, даже системы уровня "1С:Предприятия" с помощью средств штатных управления учетом в разрезе договоров и проектов позволяют получить учет на уровне интегрированных контрактных модулей в корпоративных системах управления проектами. В тоже время ERP-системы класса Microsoft Navision Axapta значительно превосходят системы управления проектами в данном аспекте. Ставка  Microsoft на интеграцию Microsoft Project с внешними учетными системами при управлении проектами более чем оправдана.

Нет расчета многих финансовых показателей для инвестиционного планирования

Действительно, инвестиционные показатели от дисконтирования до точки окупаемости в MS Project отсутствуют . Наиболее простое решение данной проблемы - построить отчет MS Analysis Services с использованием функций финансового анализа из MS Excel.

Совместное редактирование проектов затруднено

Действительно, несколько менеджеров не могут одновременно редактировать один проект MS Project. Как компенсацию за это MS Project предлагает мощные функции групповой отмены операций редактирования (Undo). Если задуматься, параллельное редактирование и функция отмены группы операции вещи логически почти несовместимые. Не даром в системах управления проектами доступна либо одна, либо другая функция. Надо выбрать что-то одно, Microsoft выбрал функцию отмены. Если Ваш проект большой и его одновременно нужно вести нескольким менеджерам, нужно разбить большой проект на несколько подпроектов. Чтобы с ними было удобно работать, их необходимо сгруппировать при портфельном анализе через корпоративные поля-признаки. Если нескольким менеджерам требуется одновременно вносить изменения в один проект, можно разработать в MS SQL модуль, который  будет допускать подобное редактирование. При этом отмена данного редактирования возможна за счет средств MS SQL ("откат transaction log").

Нет готовых средств для работы от «объема»

В мировой практике отслеживание выполнения работ ведут обычно через затраченную трудоемкость или процент исполнения. Используемое в Российской практике отслеживание через объем выполненных работ в западных системах  в готовом виде отсутствует, MS Project тут не исключение. Отслеживание и планирование от объема в MS Project можно реализовать через дополнительные поля и через дополнительные компоненты.

Для строительных компаний требуется доработка и интеграция

MS Project как и любая проектная система не имеет специализированного строительного нормирования. Следствие из этого очевидно. Для расчета сметы и потребности в материалах лучше использовать специализированные сметные системы. Управление финансовыми потоками и взаиморасчетами лучше вести в бухгалтерских системах, а учет материалов в складских. Однако для управления графиками работ и оптимизации загрузки оборудования MS Project сильнее этих систем. Решение в построении интегрированной системы, где MS Project только один из элементов. Без интеграции в MS Project можно вести графики работ только в небольшой детализации и повторным вводом данных. Также напомним проблему отслеживания «от объема». Тем не менее, есть ряд строительных организаций, где подобные ограничения сильно ослаблены. Речь идет о компаниях, которые строят большей частью через подрядчиков. Поскольку управлять внутренними ресурсами подрядчиков затруднительно, можно внедрить только планирование и контроль общего графика работ. Для подобной задачи MS Project не имеет существенных ограничений.

Для производственных компаний требуется доработка и интеграция

В производственных компаниях обычно внедрены системы калькуляции производственного заказа и средства производственного нормирования. Также обычно в эксплуатации находятся складские системы для учета материалов  и т.д. MS Project может быть с успехом использован для планирования работ и оптимизации загрузки оборудования. Однако достичь этого можно через интеграционные работы. Важное замечание. Для производственных компаний, выпускающих серийную продукцию с большим количеством сходных производственных заказов, системы управления проектами менее полезны. Дело в том, что проектный менеджмент и его инструментарий предназначен для получения уникальных результатов в ограниченное время. В случае серийного производства, где производственные заказы слабо кастомизируются под заказчика, мы имеем дело с операционным, а не проектным менеджментом. Проектный инструментарий для операционных задач может оказаться неудобным. Тем не менее, даже для таких производств MS Project может быть использован для графической визуализации производственных планов и план/фактного анализа графиков работ. Для решения этой задачи требуется интеграция с системой управления производством. На производствах, выполняющих уникальные заказы, внедрение MS Project с необходимой интеграцией даст большие выгоды при управлении графиками работ.

Интеграция как необходимое условие

Если резюмировать, MS Project на корпоративном уровне внедряется только с интеграционными работами. Интеграция восполняет необходимый функционал. За более подробным описание интеграционных технологий, вы можете обратиться по электронной почте ivanov-soft@inbox.ru

Технология внедрения MS Project 2003

Развитие внедренческой системы MS Project в России

Ничто не составляет таких проблем в MS Project в России, как внедренческая система. Если сам продукт является продуктом мирового уровня и с долгой историей, то внедренческая система MS Project в России находится еще в стадии становления. Только после выхода русской версии MS Project партнеры Microsoft и эксперты по продуктам данной компании начали тратить серьезные ресурсы на создание внедренческой инфраструктуры. Большинство центральных экспертов имеют реальный опыт внедрения систем управления проектами менее 2х лет и преимущественно имеется в виду опыт управления IT-проектами, а не проектами из «реальной экономики». То, что предсказывал Gartner Group, наблюдается в полный рост: самое слабое место Microsoft на корпоративном рынке - это внедренческая сеть.

Тем не менее, Microsoft удалось  за считанные месяцы отстроить в России сеть учебных центров и обеспечить выход целого ряда хороших книг по MS Project. Удалось сделать несколько крупных внедрений MS Project и представить их аудитории. Средних внедрений с разной степенью успешности было сделано несколько тысяч.

Рассмотрим подробнее вопрос внедрения MS Project 2003. При оценке лицензирования будем считать, что политика лицензирования будет аналогичной MS Project 2002, но при этом будем учитывать средства снижения лицензионных платежей MS Project 2003 (дешевая интеграция с Outlook, дешевый Web-доступ для менеджеров и т.д.).

Однопользовательское решение - MS Project 2003 Standard

Цель данного внедрения - это индивидуальное управление проектами.

В данном случае, все равно, что вы купили -  1С:Торговлю в однопользовательском варианте или MS Office для персонального использования. Дешевизна покупки и скорость внедрения в этом случае является определяющим фактором, но не стоит ожидать, что при таком  бюджете возможна серьезная адаптация продукта под ваши нужды. Разумно купить хорошую книгу по MS Project, эта покупка утонет в нескольких сотнях долларах, которые вы уже потратили на лицензию, но выгодна однозначно.

Какую книгу стоит купить? Желательно не издание, в котором просто переписана еще раз электронная справка к MS Project. Распечатать вы ее сможете и так. Гораздо полезнее книги, в которых разбираются типичные проблемные ситуации и описано, как их решать с помощью MS Project. Разумное решение - сходить на обучающие курсы по MS Project.

Какие курсы лучше? Курс читает совсем не фирма, а конкретный эксперт. Поэтому обратите внимание, известна ли его личность. Очень может быть, что Вы сами сможете обучить некоторых тренеров, просто прочитав хорошую книгу по MS Project, только это будет за Ваши деньги. Как и в любом обучении, индивидуальные курсы с индивидуальной работой с тренером на порядок более эффективны. Но такие курсы целесообразно заказывать в качестве корпоративных семинаров от 5 человек, в противном случае это будет дорого.

Книга и хороший тренинг - вот фактически и все, что может позволить себе пользователь с типичным бюджетом на однопользовательское внедрение.

Правда, в России есть своя специфика. Мне известны случаи, когда до 60 пользователей работают в одной компании в однопользовательском режиме MS Project без взаимодействия с друг другом. Это примерно то же самое, что поставить 60 экземпляров 1С:Торговли и пользователи будут вести 60 вариантов локальных складов. Если у Вас ситуация будет выглядеть данным образом, Вам, скорее всего, стоит рассмотреть варианты внедрения групповой работы.

Прикинем бюджет. Лицензии - $600 (без скидок Microsoft). Обучение - $150-$300. Книги - $50. Получаем примерно $800-$900 за рабочее место. Однако если вы чуть ли не единственный человек в компании ответственный за формирование и отслеживание графиков работ, данные затраты более чем оправданы.

Срок внедрения – обычно через 1 месяц можно составлять хорошие графики работ.

Группа менеджеров без потребности в корпоративных функциях - MS Project 2003 Standard + Windows Share Point Services

Цель данного внедрения - это управление проектами без формальных циклов работы и использования корпоративных возможностей.

Миллионы менеджеров в корпорациях не могут еще решить задачу тривиального составления графика работ и отслеживания его выполнения. Конечно, внедрение MS Project Professional как бы заставит менеджеров освоить правильные правила игры. Однако многие компании не хотят или не могут себе позволить серьезную организационную переделку бизнес-цикла. Любая формализация процесса потенциально снижает его гибкость, многие компании не готовы рискнуть пойти на это.

 Конечно нас консультантов  раздражает ситуация, когда в компании внедрена система масштаба SAP R3, однако примерно половина информации все равно находится в файлах Microsoft Office. Сотрудники, а главное руководство, не хотят жестких регламентов, опасаясь попасть в ловушку новой бюрократии. Очень многих устраивает ситуация, когда счет формируется в MS Word, финансовые расчеты по проекту в MS Excel, а график работ в MS Project. Можно бороться с этим, а можно понять подобно специалистам из Lotus Development, что это норма для многих бизнес-процессов и заработать миллиарды долларов на автоматизации этого "беспорядка". Microsoft конкурируя с Lotus Domino предлагает свое решение Share Point Services. В борьбе с конкурентом конечно ставка на интеграцию. MS Project умеет хранить проекты в виртуальных пространствах Share Point.

Пользователи MS Project могут "видеть" друг друга в пространстве. Размещать файлы своих проектов в них и все остальные файлы MS Office связанные с ними. Для проектов и других документов поддерживает версионность, блокировки от редактирования. По сравнению с хранение файлов с данными по проектами в файловой папке это большой шаг вперед. Вы получите общее хранилище проектной документации с необходимыми средствами взаимодействия и групповой работы.

Следует отметить, что Share Point Services V2 с которым работает MS Project 2003 Standard потребует внедрения Windows 2003 Server. Еще раз отметим, что MS Project Server 2003 не работает с MS Project 2003 Standard.

Внедрения в подобной технологии могут быть очень разного масштаба. От одного рабочего места до сотни и более. Лицензионный платежи в данном случае складываются из MS Project Standard и лицензии на доступ к Windows 2003 Server.Кроме этого, потребуется использование MS SQL Server. В комплекте идет бесплатная версия MS SQL Database Engine (MSDE), но при более чем 5 пользователях происходит существенное падение производительности. MSDE бесплатен, но имеет специальное ограничение – «не более 5 пользователей, выполняющих действия одновременно». При большем объеме пользователей, вам потребуется купить MS SQL Server 2000 Standard Edition и клиентские лицензии к нему.

Для данной категории пользователей эффективно вложение в услуги в виде тренингов. При более обучении более чем 3х менеджеров лучше заказывать корпоративные семинары (стоимость около $800-$1200). 

Недостатки данного решения очевидны. Невозможно реализовать хоть какой-то централизованный анализ портфеля проектов. Централизованное управление ресурсами проектов тоже затруднено. Любая интеграция с другими учетными системами в компании также затруднена. Необходимость развернуть Windows 2003 Server скорее всего приведет к затратам около от $5000 с учетом покупки сервера. Если вы скорее склонны считать разрозненную работу с проектами скорее проблемой, чем решением, тогда перечисленные ниже варианты внедрений  для вас. Более выгодным может оказаться описанный следующий вариант, но он требует потребления пакета услуг по доработке системы.

Решение средней компании - 1С + MS Project 2003 Standard + MS SQL + OLAP

Цель - внедрение проектного управления  в масштабах средней компании, но без автоматической оптимизации ресурсов

Средняя компания в России обычно использует 1С:Предприятие вместе с Microsoft SQL Server. С выходом новой версии 1С V8.0 количество таких решений только возрастет. Для большинства подобных компаний MS Project Professional слишком дорог и большинству таких компаний не нужны его средства для автоматической оптимизации ресурсов, но хотелось бы иметь отличную консолидированную отчетность. При этом желательно, чтобы отчетность могла использовать данные как из 1С, так и из MS Project. Также хочется автоматически переносить в MS Project данные о расчетах смет, калькуляции заказов и т.д.

Для таких компаний есть отличное решение. Можно организовать централизованное хранилище проектов в MS SQL Server, благо что MS Project 2003 Standard умеет хранить данные в SQL-сервере.  Хранение в базе данных MS SQL позволяет добиться необходимого разграничения доступа. Разграничение доступа к общей проектной статистике осуществляется через средства OLAP-сервера, который входит в комплект с MS SQL.

Как только данных 1С и MS Project оказываются в профессиональной БД MS SQL все лимиты на интеграцию исчезают. Кроме того, вы сможете построить OLAP-отчетность даже более высокого уровня чем та, которая штатно прилагается к MS Project Professional. Вы сможете построить анализ портфеля проектов, загрузки ресурсов, движение денег в проектах, прибыли и убытки по проектами и т.д. Еще один важный плюс, что 1С, что MS Project Standard не слишком быстро оперируют с большими объемами данных. Однако внедрив OLAP-отчетность, вы сможете снять с них данный лимит. Скорость формирования отчетов в произвольных разрезах будет около 1 секунды.

На текущий момент данные решения имеют марку "1С:Совместимо" и широко используются даже в компаниях, которые можно скорее назвать крупными, чем средними.

Оценим бюджет.

Лицензионные платежи.

Предположим, что лицензирование 1С с MS SQL уже сделано.  Допустим речь идет о компании, где менеджеров проектов около 5 и под их началом работает около 30-50 человек. Лицензии с учетом объемных скидок будут стоить около 5*$400=$2000. Бюджет обучения, постановочных и интеграционных работ имеет порядок $2000-$5000.

В принципе для данной пользователей бюджет внедрения лежит в интервале $1500-$4500. Если затраты в $4000-$6000 вас не пугают, внедрение может быть сделано на MS Project Professional.

Срок внедрения может примерно 1-2 месяца в зависимости от сложности задач.  

Профессионал и его помощники  - MS Project 2003 Professional + MS  Project Server

Цель - автоматизация управления проектами осуществляемого профессиональным планировщиком

Возможно вы работаете в компании с персоналом до 200 человек (в самом офисе около 20 управленцев), которая возводит одновременно 1-2 объекта. Позволю себе тогда угадать, вы  скорее всего единственный человек, который полностью отвечает за планирование, может быть у вас есть пара помощников. Если вам не критичен бюджет в $3000, а главное качество, тогда, лучше купить MS Project 2003 Pro и MS Project Server. С помощью данной системы вы сможете более удобно управлять ресурсами  и их оптимизировать, кроме этого будет работать профессиональная отчетность на OLAP. Генеральному директору вы можете дать доступ к статистике через OLAP-отчетность (лучше через Excel), кроме того можно поручить помощникам через Web-интерфейс назначать конкретных ответственных за задачи и отмечать исполнение задач.

В целом такое компактное внедрение похоже на то, что описано ниже для MS Project Professional. Отличительная особенность - обязательно постарайтесь заказать индивидуальное обучение и рассмотрите на нем свои типовые задачи. Стоимость подобного индивидуального консультирования около $500-$900. Хороший эксперт должен вам после этого дать хотя бы на 1 месяц неограниченные консультации по телефону и e-mail. Если качество консультирования было высоко, вы его не потревожите лишними вопросами. Если же качество имеет пробелы вы "оборвете" телефон, вот почему неопытные тренеры опасаются давать такую гарантию.

Возможно вам также потребуется интеграция со сметными системами, системами калькуляции заказов. Стоимость таких работ лежит примерно $1000-$2000. Обратите внимание, что наличие интеграции с данными системами меняет методику работы, что должно быть отражено в курсе обучения.

Группа профессионалов  – MS Project Professional и MS Project Server

Цель внедрения - управление проектами в рамках подразделения с использованием общего портфеля проектов и общих ресурсов между проектами.

Как внедряется подобный вариант?

Поскольку в данном случае идет внедрение в рамках подразделения,  технология отличается от локального внедрения.

Стоит сразу подыскать себе опытного внедренца MS Project, далее примерно такая последовательность действий.

1)      Обследование. Постановка задачи. Модель организационной структуры, модель основного бизнес-цикла работы подразделения. Выявление типовых проектов.

2)      Разработка оптимального сценария работы. Отметим, сценарий работы, разработанный внедренцем, должен несколько отличаться  от существующего цикла работы, т.к. внедрение формального проектного управления изменяет цикл работы и повышает его качество.

3)      Разработка типовых шаблонов проектов для вашей деятельности. Очень важный этап, шаблоны не только упрощают планирование, но еще и повышают его качество, т.к. важные этапы и операции не пропускаются менеджером. Другой важный момент - это то, что шаблоны позволяют внести единообразие в планирование, что сильно облегчит анализ, в том числе получение технологических метрик проектов.

4)      Установка MS Project и MS Project Server. Настройка его под ваши конкретные нужды.  Обучение администратора.

5)      Настройка списка ресурсов (пула) для совместной работы. В пул должны быть добавлены все ресурсы с расценками и календарями доступности. В противном случае разработка графиков и бюджетов будет затруднено. Внедренец совместно с финансовым директором должен разработать нормы затрат.

6)      Проведение тренинга с персоналом на вашем цикле работы. Обратите внимание, что персонал должен изучать не MS Project, а как с помощью MS Project выполнять свои конкретные бизнес-функции.

7)      Утверждение регламентов работы. Система формального стимулирования, система санкций за нарушение правил проектного учета.

Данная категория клиентов обычно не делает больших доработок системы, а только настраивает ее.  Основная проблема внедрения -  это выбор  из огромного арсенала средств проектного менеджмента и функций MS Project Professional того, что нужно для конкретного бизнеса и адаптация выбранных функций для конкретной компании.

Оценим бюджет. Предположим,  у нас 5 менеджеров, 15 сотрудников и финансовый директор, желающий контролировать эффективность работы подразделения. Все сотрудники используют для отчетности MS Outlook, отчитываясь о выполнении задач. Допустим, один менеджер в группе является руководителем подразделения, который выполняет функции менеджера ресурсов.

Лицензионные платежи (со ориентировочными скидками объемной закупки).

Лицензии на MS Project 2003 Pro – (5-1)*$800=$3200

Лицензии на MS Project Server 2003 и 5 лицензий Web Access - $900

Лицензии Web Access - (15-5)*$110=$1100

Будем считать, что уже лицензирован MS SQL Server, Windows и т.д

Итого лицензии - $5200.

Внедренческие услуги. Не показывая структуры бюджета, можно указать стоимость – примерно  $1500-$2500. Если потребуется проведение интеграционных работ, бюджет еще увеличится на $1000-$2000.

Отметим, для данной категории клиентов обучать персонал в учебном центре невыгодно. Бюджет обучения по среднерыночным ценам составит $150*3*21=$9450. Даже если учить не всех и получить скидку, все равно выйдет не менее $3000. При этом пострадает качество, учить будут по стандартной программе, делающей обзор функций MS Project, а не обучать работе над своими конкретными проектами в своем конкретном бизнесе.

Срок внедрения – обычно через 1 месяц подразделение сможет выдавать хорошие графики, будет работать анализ загрузки ресурсов и план/фактный анализ.

Комплексная автоматизация – MS Project Pro, MS Project Server

Цель внедрения - управление проектами интегрированное в общую систему управления компанией.

Наибольший эффект достигается при внедрении MS Project Pro с интеграцией с существующими учетными системами. Очень хорошая мысль - совместить данную работу с разработкой информационного портала на базе OLAP-технологий. В данном портале можно увидеть полную картину проектной деятельности на основе информации из MS Project и других систем, таких как Microsoft Navision Axapta. Также для данной категории клиентов Microsoft Project обязательно дорабатывается под специфику бизнес-процессов, примерно также как 1С: Предприятие даже средняя компания дорабатывает под свою специфику.

Очень важный и концептуальный момент. При построении комплексной информационной системы MS Project является только одним из компонентов решения. Чтобы решение было идеологически сбалансированным, не должно быть «перекосов» в сторону любой системы и любого вида менеджмента. Концентрация на проектном менеджменте не должна наносить ущерб качеству работы логистических и финансовых систем. Некоторые консультанты абсолютизируют возможности проектного менеджмента и средств его автоматизации. При выходе за границы оптимальной применимости системы управления проектами скорее наносят вред общей системе управления в компании, как с точки зрения менеджмента, так и с точки зрения комплексной автоматизации корпорации. Внедрение автоматизированного управления проектами должно быть подчинено общей стратегии компании, а не наоборот.

Большинство профессионалов во внедрении комплексных информационных систем стараются вести внедрение всех видов учетных модулей на общей методике Rational Unified Process. В данной работе мы не будем излагать суть данной методики и подробно описывать специфику при внедрении систем управления проектами, этому посвящен отдельный материал, вы его можете запросить по электронной почте (ivanov-soft@inbox.ru). Отметим только общие моменты.

Внедрение в данном случае обычно проходит через следующие этапы.

1)      Постановочный этап. Бизнес-моделирование. Функциональная модель. Модель управления «как есть» и «как должно быть».

2)      Уточняющий этап. Разработка сценариев работы и прототипов решения.

3)      Разработка и тестирование.

4)      Передача в эксплуатацию.  Проведение контрольных тестов. Тренинги всего персонала.

Кардинальными отличиями от методик внедрения выше являются:

1)      Обязательная коррекция организационной структуры. Степень коррекции может быть разной: от создания целого подразделения («проектного офиса») до создания новых должностных ролей, таких как менеджер ресурсов, «директор портфеля проектов», или контролер отчетов. Корпоративное управление проектами не работает без  определенных правил взаимодействия.

2)      Выполнение обязательной интеграции  MS Project со складскими, финансовыми, сметными и прочими системами.

3)      Реализация в MS Project специфического для данного бизнеса функционала.

4)      Создание статистического центра для принятия решений на основе данных из всей совокупности систем.

Бюджеты данных проектов обычно имеют порядок $5000-$10.000 на лицензирование и примерно $4000-$8000 на внедренческие услуги. Срок внедрения для данных проектов может достигать 3-4х месяцев, но базовый функционал обычно находится в эксплуатации через 1 месяц. Крупные корпоративные решения имеют средний бюджет около $30.000-$50.000 и внедрение базового функционала занимает примерно 6-8 месяцев, далее требуется сопровождение. Microsoft Project обладает очень коротким циклом внедрения, даже внедрения более чем на 5000 рабочих мест Business Engine удалось сделать менее чем за год.

Если у вас возникли вопросы...

Если у Вас возникли вопросы по внедрению Microsoft Project, в том числе по интеграции данного продукта с OLAP-системами и ERP-решениями, Вы можете обратиться ко мне по электронной почте ivanov-soft@inbox.ru.

Хотелось бы в конце дать общую оценку MS Project 2003. Занимаясь внедрением MS Project более 7 лет я в основном испытывал только удовлетворение от работы с данным продуктом особенно в интегрированных решениях с другими продуктами Microsoft. Хотя конечно бывают и проблемы. Новая версия продукта позволяет строить более крупные и функциональные решения при более низкой цене и более коротких сроках внедрения.