Документооборот в системе Ultima-S имеет три уровня.
Первый уровень представляет собой систему внутрифирменной почты. Документ, ссылку на него или копию можно послать конкретному человеку, и он получит этот документ в своем почтовом ящике (папка документов).
Можно также составить и полноценное письмо с текстом (и текстовым редактором) и File attach (прицепленные к письму документы или файлы). Таким образом, система Ultima-S внутри фирмы может заменить почтовую систему типа Exchange.
Второй уровень представляет собой механизм должностных функций. Должностная функция - это действие, которое выполняется одним или несколькими людьми. Пусть это отгрузка товара по накладным. В большой фирме могут и не знать по фамилии человека, который занимается этой операцией. Кладовщики могут уходить в отпуск, увольняться, но возможность послать накладную “на отгрузку” останется неизменной.
У сотрудника, выполняющего одну или несколько функций, образуется столько же папок-почтовых ящиков, куда попадают документы на обработку.
Если исполнителей много, то система может направлять документы одному из сотрудников по некоторой идеологии, например, сотруднику, у которого очередь наименьшая.
Третий уровень образуют маршруты. Маршруты связывают должностные функции и определяют стандартные потоки движения документов, например, платежные поручения попадают после выполнения функции A в функцию B, при условии, что поручение имеет статус Проведено.
При этом сотруднику не требуется думать, куда далее следует направить документ. Он может его просто направить его далее.
Предметом рассмотрения данного документа является общая концепция автоматизации деловых процессов. Для понимания дальнейшего изложения необходимо определить термины “деловой процесс” и “автоматизация деловых процессов”.
Деловой процесс — это последовательность действий или шагов, которые необходимо осуществить при выполнении какой-либо работы. Порядок и характер шагов изменяется в соответствии с условиями.
Автоматизация деловых процессов (являющаяся предметом рассмотрения в данном документе) – это технология, позволяющая создавать приложения, которые, в свою очередь, связывают отдельные шаги и действия различных пользователей в единый непрерывный процесс.
Экземпляр процесса — это один определенный процесс, например, “Отчет расходов Василия”.
Конкретизация — это необходимая для начала процесса команда, например, “Мария предоставляет для обработки свой отчет расходов”.
Отслеживание статуса — это возможность системы автоматизации деловых процессов распознавать и отвечать на запросы о ходе выполнения каждого процесса.
Административные отчеты — это возможность системы автоматизации деловых процессов генерировать отчеты по эффективности процессов (время выполнения; время, потраченное в среднем на каждом этапе и т.д.).