OLAP. Многомерная аналитическая отчетность в средней компании. 

Иллюзия или реальность?

Данная статья предназначена для пользователей аналитической отчетности - менеджеров и аналитиков. Тем не менее, она может быть полезна и разработчикам, т.к. я постарался изложить, как можно убедить своего заказчика в высоких потребительских качествах OLAP-отчетности.

1 Высокие потребительские качества OLAP-отчетности *

2 Низкая стоимость покупки и владения OLAP-систем *

3 Недостатки OLAP-систем *

4 Типичные решаемые задачи и хранилища данных *

5 Выводы. Когда и кому нужен OLAP? *

Любому менеджеру и аналитику средней компании требуются гибкие средства для получения аналитической отчетности. Без статистики принятие решений происходит вслепую. В качестве средства получения аналитической отчетности для принятия решений в последнее время стали популярны OLAP-системы (Online Analytical Processing). Рассмотрим данные системы с точки зрения их потребительских качеств и ценовой привлекательности для средних предприятий, для которых типичное средство автоматизации 1С: Предприятие для SQL и MS Office. 

1. Простота использования и восприятия сводных таблиц.

Информация может быть представлена в виде сводных таблиц, хорошо знакомых пользователям Excel. В качестве примера на рисунке приведен "Отчет о движении денежных средств" построенный на данных из 1С в Excel. Как видим, сводная таблица позволяет нам просмотреть информацию в разрезах статей и центров финансового учета (ЦФУ). Сводная таблица удобна тем, что мы сразу видим итоговые суммы по всем разрезам. Кроме того, очень удобно просматривать информацию по отдельной аналитике, скользя взглядом по вертикали (статья) или горизонтали (ЦФУ).

Итог	Статья
ЦФУ	Выручка	Закупка ОС	Закупка товара	ЗП	Общий итог *
Магазин N1	7000		-5000	-1000	1000
Магазин N2	10000	-500	-2000	-500	7000
Центр. офис	8000	-1000	-5000	-2000	0
Общий итог *	25000	-1500	-12000	-3500	8000

2. Полнота аналитических данных.

Используя сводные таблицы вы можете детализировать отчеты сколь угодно точно вплоть до первичных документов. Иными словами, вам гарантируется наличие информации во всех комбинациях аналитических разрезов. На рисунке приведен "Отчет о прибылях и убытках" построенный на основе данных 1С в Excel. Отчет глубоко детализирован в разрезах ЦФУ, Статей и Направлений деятельности компании.

Прибыль		Направление
ЦФУ	Статья	Продажи	Услуги	Общий итог *
Магазин N1	ЗП	-1000		-1000
	Реализация	10000		10000
	Себестоимость	-5000		-5000
Магазин N1 Всего *		4000		4000
Магазин N2	ЗП	-1000		-1000
	ОС	-1000		-1000
	Реализация	11000		11000
	Себестоимость	-10000		-10000
Магазин N2 Всего *		-1000		-1000
Центр. офис	ЗП	-2000	-2000	-4000
	ОС	-1000		-1000
	Реализация	15000	4000	19000
	Себестоимость	-10000		-10000
Центр. офис Всего *		2000	2000	4000
Общий итог *		5000	2000	7000

3. Полная и легкая настройка отчета без программиста.

OLAP-отчеты очень легко перенастраиваются. Одно движение мышью и отчет "О прибылях и убытках" преобразовался в вариант, который мы видим на рисунке. В данном случае пользователь исключил "Направление деятельности" из анализа и сосредоточился на анализе итогов прибылей и убытков в разрезах "Статей" и "ЦФУ". Благодаря OLAP вы можете в считанные секунды представить информацию в виде тех аналитических разрезов, которые нужно, при этом не нужно ждать несколько дней пока программист подготовит отчет и не нужно оплачивать его услуги.

Прибыль	Статья
ЦФУ	ЗП	ОС	Реализация	Себестоимость	Общий итог *
Магазин N1	-1000		10000	-5000	4000
Магазин N2	-1000	-1000	11000	-10000	-1000
Центр. офис	-4000	-1000	19000	-10000	4000
Общий итог *	-6000	-2000	40000	-25000	7000

4. От итогов к деталям. Возможность детализировать отчет в процессе анализа данных.

Пример выше показывает, что пользователь получает новые удобные средства для анализа больших объемов данных. Используя OLAP пользователи обычно сначала просматривают основные итоги, и только затем детализирует необходимые цифры. Это значительно удобнее, чем использование отчетов, которые содержат сразу всю детализацию информации. Динамичность любого OLAP-отчета в отображении данных составляет важное преимущество по сравнению со статическими отчетами в 1С.

5. Формирование отчетов в 10 раз быстрее.

OLAP-отчеты формируются в десятки раз быстрее обычных отчетов. Секрет заключается в том, что OLAP-системы обсчитывают необходимые данные для пользователя заранее, поэтому пользователю не нужно ждать пока построится отчет. Даже очень сложные OLAP-отчеты обычно строятся не более 5 секунд, в то время как их аналоги в 1С: Предприятии стоятся около 10-20 минут. Именно из-за быстродействия многие пользователи 1С выбирают OLAP как средство отчетности.

6. Непротиворечивость данных между отчетами

Чрезвычайно важный момент: OLAP-отчеты гарантируют безошибочную консолидацию данных по итогам. Например, если вы видите некий итог и начнете его детализировать, то независимо от настроек аналитических разрезов итоговая сумма всегда сойдется. В обычных отчетах 1С согласованность по итогам часто не получается из-за того что во время построения отчета пользователи вводят данные в систему, кроме того заказные отчеты 1С часто "не сходятся" из-за дефектов в реализации учетной политики.

7. Нет ошибкам программистов! Повышенная надежность отчетов

Как уже отмечалось, пользователи сами могут настроить аналитические отчеты как им нужно без программиста, т.е. программировать ни чего не надо. Опытные пользователи знают, какую большую проблему составляют ошибки программистов при разработке заказных отчетов в 1С. Пользователям OLAP-отчетов такие проблемы неведомы.

8. Консолидация информации из разных баз данных

Очень часто в компании используется сразу несколько баз данных. Даже если компания автоматизирована только средствами 1С: Предприятия, довольно часто разные подразделения используют разные конфигурации системы от различных поставщиков. OLAP-системы позволяют консолидировать информацию из различных баз данных и представить в едином виде сводных таблиц.

9. Повышенная защита данных

Достоинства OLAP очевидны, но какова цена? По соотношению цена/качество OLAP отчеты очень привлекательны:

1. Доступность базовых средств анализа в составе уже купленных продуктов Microsoft

OLAP средства для средних компаний недороги ($200-$500). Однако быть может вы уже их купили и не подозреваете об этом. Например, купив Microsoft Excel 2000  вы бесплатно получаете средство просмотра OLAP-отчетов (сводные таблицы Excel). Купив Microsoft SQL Server 2000 вы получаете мощное средство для формирования OLAP-отчетов Analytical Services).

2. Один OLAP-отчет эквивалентен целому набору простых аналитических отчетов

Как уже отмечалось, OLAP-отчеты легко модифицируются пользователями, поэтому один OLAP-отчет эквивалентен целому набору простых отчетов. При использовании OLAP, вы за один платеж получаете необходимый набор отчетов сейчас и в будущем.

3. Для изменения анализа данных не требуется привлечение программиста и оплата его услуг

Как уже отмечалось, не нужно платить программисту за модификацию работающего отчета.

4. Не требуется оплачивать обучение пользователей использованию отчетности

1. OLAP не ориентирован на получение форм отчетности c произвольным дизайном

Как уже отмечалось, все OLAP-отчеты имеют одинаковый вид сводных таблиц. Конечно, используя MS Excel их можно украсить, но в целом данные отчеты не предназначены для получения форм с произвольным дизайном.

2. Некоторые пользователи визуально плохо воспринимают сводные таблицы

Не смотря на интуитивность использования сводных таблиц и одинаковые навыки работы с ними, многие пользователи не могут воспринять информацию в данном виде. Это особенно касается людей с консервативным складом ума, которые привыкли к некоторым стандартным по их пониманию формам представления отчетности.

3. Ограниченные возможности по созданию оперативных отчетов

OLAP-отчеты чрезвычайно быстро работают и гарантируют достоверность данных между собой, но за это нужно платить. В большинстве случаев OLAP отчет актуален по данным на прошлый день. Для анализа периодов от недели и выше это в большинстве случаев не существенно. Тем не менее, операторам, которые вводят данные и которым нужно узнать информацию в реальном времени из оперативных отчетов такой вариант не подходит. Надо отметить, что данный недостаток в последних OLAP-системах устранен и они могут работать в реальном времени (Real-time OLAP), многие уже используют OLAP и для оперативной отчетности.

4. Основная проблема: необходимость разработки хранилищ данных

Какие хранилища данных для OLAP-отчетов обычно заказывают? Вот популярный перечень.

Хранилище данных для OLAP-отчетов	Аналитические разрезы, в которых рассматривается отчет	Виды итогов (суммы, которые можно смотреть в разрезах аналитик)
Движение денежных средств	ЦФУ, Статья ДДС	Суммы приходов/расходов в учетной валюте
Прибыли и убытки	ЦФУ, Статья ДДР, Вид деятельности	Суммы прибылей/убытков в учетной валюте
Баланс компании	ЦФУ, Актив/Пассив, Учетный регистр	Суммы по балансовым статьям
Продажи	ЦФУ, Товар, Партия, Клиент, Менеджер, Регион, Сегмент	ЦФУ, Товар, Партия, Клиент, Менеджер, Регион, Сегмент
Закупки	ЦФУ, Товар, Партия, Поставщик, Менеджер, Регион, Сегмент	ЦФУ, Товар, Партия, Поставщик, Менеджер, Регион, Сегмент
Складские запасы	ЦФУ, Товар, Партия	Остатки в количестве и денежном выражении
Контакты с клиентами	ЦФУ, Клиент, Вид контакта, Стадия сделки	Количество контактов, суммы по заключенным сделкам

 

Выводы. Когда и кому нужен OLAP?

OLAP необходим любому сотруднику компании занятому изучением аналитической информации. Типичными потребителями являются начальники подразделений, финансовые аналитики, маркетологи. Как средство аналитической отчетности OLAP по соотношению цена/качество лучшее решение на рынке сейчас.

1С: Франчайзи