Make your own free website on Tripod.com

см. также Проектный Менеджмент 

Выгоды от внедрения проектного управления на базе

MS Project 2000 и MS Project Central Server

 

Вместо предисловия, вполне реальная беседа двух менеджеров.

-          Дима просто бездельник! Как руководитель компании он ни чего не делает, а только изредка просматривает отчеты и вносит незначительные коррективы. Более того, его на работе редко встретишь, он просматривает отчеты через Internet и в основном на бесчисленных встречах. Вместо того, чтобы постоянно руководить и быть в курсе всего, он только думает об открытии новых фирм. Сколько их у него?

-          Уже три.

-          И все три фирмы прекрасно работают без его вмешательства! Он им не нужен, толку от него как от руководителя - ноль.

-          А, по-моему, Дима просто гениальный организатор, раз все работает без его постоянного контроля…

 

 

Голубая мечта руководителя #1: автоматическое управление заданиями

 

На мой взгляд, у каждого руководителя, не зависимо от уровня, есть голубая мечта - делегировать почти 100% своих обязанностей по поддержанию деятельности своего подразделения (фирмы) исполнителям, сосредоточиться на стратегических моментах развития и лишь изредка вносить коррекции в исправно функционирующую систему.

Для многих это остается лишь мечтой, менеджеры крутятся как белки в колесе пытаясь залатать многочисленные управленческие протечки.

Тем не менее, мечта об управлении "на автопилоте" уже для многих стала реальностью. Для этого требуется иметь технологию проектного управления и специальное программное обеспечение, поддерживающее данный метод менеджмента.

Голубая мечта руководителя #2: достоверная информация для принятия решений по планированию

 

Многие руководители мечтают иметь не только планы, которые часто являются химерой, а и достоверную информацию о фактическом ходе дел. Сколько реально затрачивается времени и денег на определенные задачи? Каково реальное состояние выполнения планов? Какие управленческие решения были удачными и достойны подражания?

Чтобы ответить на подобные  вопросы требуется специальная система, которая соберет необходимую статистику от всех сотрудников компании.

 

Голубая мечта руководителя #3: найти источники прибыли и убытков в деятельности компании

Многие руководители хотят знать какая деятельность приносит подразделению прибыль, а какая только убытки. Это можно сделать, если разбить деятельность на проекты и анализировать статистику по ним в отдельности. Однако для сбора статистики по проектам нужно специальное ПО...

Основные выгоды проектного управления: управляемость, повышенная прибыль, пониженный риск

 

Почему именно проектное управление? Ведь можно управлять и без явного разделения деятельности на проекты. Какие проекты в отделе поддержки, который просто постоянно устанавливает одно и тоже ПО пользователем?

 

Разделение деятельности на проекты позволяет проанализировать не работу подразделения (фирмы) в целом, а работу по отдельным видам деятельности на определенных этапах и в рамках уникальных сделок/мероприятий. С помощью этого можно выделить и проанализировать во вроде бы однородной деятельности те самые механизмы, которые являются источником прибыли и убытков. Иными словами, разделив работу на проекты в рамках одной организационной единицы, вы можете обнаружить, что одни проекты у вас приносят прибыль, а другие нет. Выводы очевидны: сокращение убыточных проектов и развитие прибыльных.

Другой важный момент заключается в повышение управляемости и снижении рисков. Выделив некоторую деятельность в проект, вы можете спланировать ее детально и получить календарный план выполнения, а не просто симуляцию активности в некотором направлении. Кроме того, сравнивая с предыдущими проектами, вы можете оценить реальность плана, т.е. риск.

Проектное управление просто необходимо там, где повышенный риск и многообразие деятельности.

 

Вернемся к примеру отделом поддержки. Даже если деятельность размеренна и монотонна (обычно это низкорисковые предприятия), проектное управление может дать важные выгоды. Для начала можно порекомендовать производственному отделу оформить месячный план в виде проекта и отмечать затем фактические затраты ресурсов по отдельным пунктам. Таким образом, можно сразу получить несколько очевидных выгод. Во-первых, достаточно легко отчитаться перед начальниками, чем был занят отдел в то или иное время. Во-вторых, можно будет узнать, на что реально ушло время и потом просить более реалистичных сроков. В-третьих, анализ исполнения одного такого плана сразу позволит выявить направления деятельности и вести далее для них планирование в виде отдельных проектов.

 

 

Мечта становится реальностью с помощью MS Project Central Server 2000

 

Обрисуем как выглядит реализации мечты автоматического управления в случае применения MS Project 2000 и MS Project Central Server 2000.

1)       Менеджер составляет план в MS Project 2000. Этот шаг обязательный, остальные шаги ниже могут быть пройдены лишь выборочно, в зависимости от потребностей управления.

2)       MS Project 2000 автоматически калькулирует бюджет под план.

3)       Менеджер нажимает кнопку и рассылает план исполнителям (Team Assign), аналитиками и топ-менеджерам (инвесторам).

4)       Исполнители видят через Internet Explorer только свою часть плана и подтверждают его выполнимость или указывают на проблемы в исполнении задач. Отчет о подтверждении задач автоматически отсылается менеджеру, комментарии исполнителей автоматически включаются в план.

5)       Аналитики (эксперты, менеджеры по качеству и т.д.) видят через Internet Explorer только те параметры плана, на которые они имеют права (views). С помощью автоматического анализа статистических показателей  (data mining, OLAP, SQL reports….) аналитики дают заключение о риске и рентабельности плана. Заключение отсылается менеджеру.

6)       План менеджера попадает в портфель (portfolio) планов топ-менеджеров (инвесторов), которые  через браузер или MS Project 2000 просматривают план и делают свое заключение.

7)       После автоматизированного согласования базовый (base line) план сохраняется и начинается работа.

8)       Менеджер лишь изредка просматривает состояние работ по различным критериям и не вмешивается, если все идет в рамках стандартных отклонений (Deviation). Заметим, менеджер приложил некоторые усилия при старте проекта, далее будет почти сплошная автоматика. Проект действительно пойдет на автопилоте, если заложенный план был хорош. Плохой план хорошим Central не сделает.

9)       Исполнители сами могут создавать новые задачи в плане, передавать задачи друг-другу (New Task, Delegate Task). Эти правила игры устанавливаются заранее и отслеживаются MS Project Central. Фактически исполнители дополняют план менеджера по ходу дела. У менеджера в почтовом ящике стоит робот (Rules), который автоматически обрабатывает сообщения исполнителей и вносит по ним коррекции в план.

10)  Менеджер может назначить кого-то в команде лидером (Leader) и поручить ему отслеживание выполнение плана и его коррекцию по необходимости.

11)    По ходу дела исполнители присылают отчеты о ходе выполнения работ (Team Update), это сообщения также обрабатываются роботом, который вносит отметки об исполнении в план.

12)    Исполнители не могут "забыть" отчитаться о работе, т.к. периодически у них в принудительном  порядке запрашивает отчет система (Periodical Status Reports). Менеджер может анализируя из получить "сводку боевых действий": что достигнуто, какие новые цели, какие проблемы требуют вмешательства.

13)    После завершения плана аналитики делают анализ отклонений (Deviation) и уточняется статистических характеристики исполнения планов по срокам (Duration), трудоемкостям (Work), стоимостям (Cost) и т.д. Эти данные будут использованы для оценки рисков и рентабельности в дальнейшем. В качестве примера можно привести отчеты показывающие реальные трудозатраты по отдельным фазам проектов и видам работ.

14)    Аналитики, используя средства Data Mining из MS SQL Server 2000, выявляют  ранее неизвестные закономерности в ходе выполнения планов и разрабатывают специфические SQL-отчеты по различным характеристикам проектов. 

15)    Топ-менеджеры и аналитики могут просматривать проектную информацию для принятия решений в произвольных аналитических разрезах через Internet Explorer с помощью OLAP Services из MS SQL Server 2000.

 

Я обрисовал средний по сложности процесс управления, реально он может быть и гораздо проще и гораздо сложнее в зависимости от специфики организации. Какие-то шаги и методические методы перечисленные выше могут не применятся совсем. MS Project, в данном случае, как инструмент удобен тем, что позволяет наращивать технологию управления постепенно не ломая уже внедренные методы менеджмента.

 

 

Если вы заинтересовались продуктом MS Project Central, рекомендуем посетить семинары по нему. Лучше один раз увидеть внедренный Central, чем 100 раз услышать о фантазии маркетологов о нем.

 

см. также Семинары по проектному управлению на базе MS Project 2000

см. также Масштабирование MS Project Central с помощью кластеров MS SQL 2000

Владимир Иванов